MyJiraBot

Herausforderung

Jira bleibt die bevorzugte Lösung für Projektmanagement und Issue-Tracking. Während Jira bei Technikern und über 65.000 Unternehmen weltweit beliebt ist, wird es oft wegen seiner unattraktiven Benutzeroberfläche und unnötigen Komplexität kritisiert. Ein weiteres Manko von Jira ist, dass es zwar mobilfreundlich ist, aber eines der nervigsten Arbeitsplatzprobleme nicht löst – die Notwendigkeit, zwischen mehreren Schnittstellen zu wechseln. Letzteres verbraucht nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern beeinträchtigt auch die Aufmerksamkeitsspanne der Mitarbeiter.

Eine bewährte Lösung für dieses Problem ist die Integration von Jira in Ihren bevorzugten Messenger. Wir wollten nicht einfach nur einen weiteren Slack-für-Jira-Chatbot erstellen, also haben wir den Markt weiter erforscht und uns für Telegram entschieden.

Warum Telegram? Erstens rangiert es 2021 auf Platz fünf der weltweit beliebtesten Messenger und ist das wichtigste Kommunikationsmittel in Ländern wie Belgien, Lettland und Venezuela. Telegram zeigt eine beeindruckende Wachstumsrate und hat über 550 Millionen monatlich aktive Nutzer.

Der zweite Faktor für die Entwicklung eines Telegram-Chatbots war, dass wir eine offene Nische fanden, die gefüllt werden musste. Unser Redwerk-Team führte eine gründliche Untersuchung bestehender Telegram-Integrationen für Jira durch und identifizierte mehrere Lücken, die mit einer neuen Lösung geschlossen werden konnten. Einige der entdeckten Telegram-Chatbots funktionierten nicht richtig; andere unterstützten nur eine Hosting-Option für Jira Software – entweder Jira Server oder Jira Cloud. Viele Telegram-Integrationen für Jira erfordern einen mehrstufigen Installationsprozess oder decken nur eine Handvoll Ereignisse ab.

Letztendlich ist Telegram nicht nur ein persönlicher Messenger; es wird auch geschäftlich genutzt. Einige Unternehmen sehen es als kostengünstige Alternative zu Slack und nutzen es als vollwertiges Unternehmenskommunikationstool.

Unser Hauptziel war es, einen praktischen Telegram-Bot für Jira zu entwickeln, der Projektmanager und andere Teammitglieder überall auf dem Laufenden hält, Jira-Tickets in einer einzigen Schnittstelle diskutiert und die Zusammenarbeit in Gruppenchats ermöglicht.

Lösung

Wie erstellt man einen Chatbot für Jira? Zunächst den Typ des benötigten Chatbots definieren; in unserem Fall war es ein einfacher regelbasierter Bot. Nach der Ideenfindungsphase begannen wir mit der Überprüfung der Tech-Stack-Optionen. Die Entscheidung für einen Chatbot in Python war einstimmig: Die Anzahl der verfügbaren Bibliotheken für die Entwicklung eines Bots war reichlich vorhanden, sodass wir das Rad nicht neu erfinden mussten.

Eine der größten Herausforderungen, denen wir begegneten, war das Einrichten von Webhooks, um Ereignisse von Jira Cloud für die 3LO-Authentifizierung zu empfangen. Es war ein bekanntes Problem, und wir mussten auf die offizielle Jira-Lösung warten, um mit der Entwicklung fortzufahren.

Alle MyJiraBot-Befehle drehen sich um drei Hauptfunktionen, auf die aktive Jira-Nutzer täglich angewiesen sind:

• Daten aus Jira abrufen: Geben Sie /listunresolved ein, um alle ungelösten Tickets zu erhalten, die Ihnen, einem bestimmten Benutzer oder dem gesamten Projekt zugewiesen sind. Der Befehl /liststatus ermöglicht das Anzeigen aller Tickets, ob Ihre eigenen, die eines anderen oder die des Projekts, mit dem gewählten Status.Wenn Sie Tickets anders gruppieren müssen, erstellen Sie einen benutzerdefinierten Filter in Jira und verwenden Sie /filter, um darauf zuzugreifen, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sind. Zuletzt können Sie /time verwenden, um die auf eine Aufgabe oder ein Projekt aufgewendete Zeit oder die von einem Benutzer innerhalb des ausgewählten Zeitraums erfasste Zeit anzuzeigen.
• Benachrichtigungen von Jira erhalten: Hier gibt es einen Hauptbefehl, nämlich /watch. Dieser ermöglicht es Benutzern, Benachrichtigungen zu erhalten, wenn sie in einem Kommentar erwähnt werden, ein neues Ticket zugewiesen bekommen oder ihr bestehendes Ticket aktualisiert wurde. Es ist auch möglich, sich für Projektupdates anzumelden, um Änderungen der Zuweisung, neue Kommentare, neue Aufgaben und Unteraufgaben zu sehen usw. Um die Liste der Abonnements anzuzeigen, verwenden Sie /watchlist. Im Gegensatz zu Jira-Benachrichtigungen per E-Mail, die mit Verzögerung kommen können, sind MyJiraBot-Benachrichtigungen sofort. Ein weiterer Vorteil unseres Telegram-Chatbots ist, dass Sie Updates auf mehreren Geräten, einschließlich Wearables wie der Apple Watch, erhalten können. Wenn Sie keine Updates zu Projekten oder bestimmten Tickets mehr erhalten möchten, verwenden Sie einfach /unwatch.
• Jira-Berichte planen: Der Befehl /schedule automatisiert die Datenabrufung basierend auf persönlichen Vorlieben mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Berichten. Er hat zahlreiche Anwendungsfälle. Angenommen, Sie möchten Ihren Tag mit ungelösten hochpriorisierten Tickets beginnen, erstellen Sie einen entsprechenden Jira-Filter und verknüpfen ihn mit einem täglichen Bericht. Ein anderes Szenario – Sie möchten alle Tickets, die auf Ihr Feedback warten, um 9 Uhr morgens erhalten, und der Bot füllt Ihren Nachmittagskalender. Der Befehl schedule ist auch hilfreich, um Engpässe zu vermeiden und den Fortschritt von Problemen zu verfolgen. Erstellen Sie zunächst einen Filter in Jira, der Tickets zeigt, bei denen innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Statusänderungen vorgenommen wurden. Planen Sie dann tägliche oder wöchentliche Updates basierend auf diesem Filter, um leicht Aufgaben zu erkennen, an denen noch niemand gearbeitet hat, und Maßnahmen zu ergreifen.

MyJiraBot unterstützt sowohl Jira Server als auch Jira Cloud. Während Jira Cloud-Nutzer den Bot in wenigen Schritten über einen Telegram-Link installieren können, erfordert Jira Server eine einmalige Admin-Intervention, um Webhooks zu konfigurieren.

Wie bei jeder von uns entwickelten Lösung wurde MyJiraBot gründlich getestet. Wir erstellten Testinstanzen für Jira Server und Jira Cloud; unsere Testszenarien umfassten mehrere Benutzerrollen (Admin, regulärer Benutzer, Benutzer mit eingeschränkten Rechten) sowie persönliche und Gruppenchats.