City Council Decision-Making

Herausforderung

Diese große europäische Stadt beauftragte Green Valley mit der Entwicklung einer automatisierten Lösung zur Entscheidungsfindung für ihre Stadtverwaltung. Obwohl der größte Teil des Projekts intern von Green Valley entwickelt wurde, benötigte das Unternehmen einen Entwicklungspartner, der bereits mit seiner Technologie vertraut war, um die Modulentwicklung zu unterstützen, damit die engen Fristen des Kunden für die Projektmeilensteine und die endgültige Implementierung eingehalten werden konnten.

Lösung

Das Entwicklungsteam von Redwerk nahm diese Herausforderung an und lieferte schließlich mehrere Module, die erfolgreich in das Gesamtprojekt integriert wurden. Diese Module umfassten:

• Anwesenheit – Regierungsbeamte benötigen eine einfache Benutzerschnittstelle (UI), um eine Liste der bei Sitzungen anwesenden Ratsmitglieder zu führen, wenn Entscheidungen getroffen werden. Da solche Sitzungen ein Kommen und Gehen von Ratsmitgliedern sein können, ist ein Anwesenheits- oder Präsenzmodul erforderlich. Die UI zeigt Fotos von Personen an, die teilnehmen sollen. Der Sachbearbeiter markiert sie als anwesend oder abwesend, indem er auf die Bilder klickt, wenn die Teilnehmer den Sitzungssaal betreten oder verlassen. Am Ende einer Sitzung wird ein Protokoll in der Datenbank gespeichert, zusammen mit der Tagesordnung der Sitzung, in der alle diskutierten Beschlüsse aufgeführt sind.
• Abstimmungen – Gruppenentscheidungen beinhalten Abstimmungen. Um den Entscheidungsprozess digital zu unterstützen, wurde ein Abstimmungsmodul benötigt. Die Ratsmitglieder können über mehrere Aspekte eines Beschlusses, den gesamten Beschluss, einen oder mehrere Beschlussartikel oder einen Änderungsantrag abstimmen. Sie können mehrere Male abstimmen. Außerdem gibt es verschiedene Abstimmungsarten: Einzelabstimmung, Abstimmung nach Fraktionen, Losverfahren und auch Schnellabstimmung. Außerdem kann die Abstimmung entweder geheim oder öffentlich sein. Neben der Möglichkeit, während der Sitzung Stimmen hinzuzufügen, besteht auch die Möglichkeit, die Stimmen nach der Sitzung zu ergänzen oder zu ändern. In den Sitzungssälen einiger Räte ist bereits ein spezielles Abstimmungssystem installiert. Diese Abstimmungssysteme sind von jedem bestehenden Netzwerk entkoppelt. Das Modul muss auch den Datenaustausch mit diesen Geräten unterstützen (meist XML).
• Workflow Composer – Dieses Modul definiert einen Workflow für einen Beschluss oder eine Entscheidung der lokalen Behörde.
• PDF/A-Veröffentlichung – Die Veröffentlichung ist ein erwarteter Teil der Entscheidungsfindung. Es müssen mehrere Arten von Veröffentlichungen unterstützt werden: einzelne Punkte, Gruppen von Beschlüssen, Pressemitteilungen, Tagesordnungen usw. Da mehrere Städte beteiligt sind, muss das Layout für verschiedene Kopf- und Fußzeilen mit Wappen, Mottos und Kontaktinformationen anpassbar sein. Es gibt auch verschiedene Layouts für verschiedene Arten von Dokumenten: Beschlüsse, Tagesordnungen, Sitzungsprotokolle, Presseerklärungen usw. Es besteht auch die Möglichkeit, Anhänge zu erstellen, die den resultierenden Dokumenten beigefügt werden müssen. Bei diesen Anhängen kann es sich um PDF-Dateien (PDF/A), Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Bilder handeln. Neben der Entwicklung des Moduls selbst hat Redwerk mit Hilfe von XSLT-Stylesheets individuelle Layouts für Städte implementiert.
• iReport Green Valley CMS Plugin – Das Projekt erforderte ein umfassendes Reporting-Tool. Es ist ein wichtiger Bestandteil des Systems, da es die Filterung nach allen Beschlüssen zwischen zwei Daten, gruppiert nach Zielen, Beschlüssen, die an den Autor zurückgeschickt wurden und gruppiert nach Autor ermöglicht. Redwerk hat ein Plugin für das visuelle Standardtool von Jasper Reports, iReport, entwickelt, das die CMS-API nutzt, um Zugriff auf die Inhalte zu erhalten. Das Plugin stellt die im CMS gespeicherten Informationen visuell dar, um den Benutzern die Möglichkeit zu geben, Abfragefelder zu spezifizieren, Bedingungen per Drag & Drop einzugeben und vieles mehr. Redwerk implementierte auch eine SQL-ähnliche SELECT-Syntax, um Daten aus dem dokumentenbasierten CMS abzufragen.

Die Erfahrung des Redwerk-Entwicklungsteams mit dem CMS-Produkt von Green Valley und dessen Anpassung an die Bedürfnisse der lokalen Behörden half ihnen dabei, eine ausgereifte und solide Lösung zu liefern, die den hohen Anforderungen der Regierung gerecht wird.

Technologisch wurden die Daten teilweise im Green Valley CMS, in einer SQL-Datenbank und in einem LDAP-Verzeichnis, in dem alle Sachbearbeiter der Verwaltung aufgeführt sind, gehalten. Redwerk entwickelte neue Objekttypen für das Green Valley CMS, die Sitzungsprotokolle, Personen und andere benötigte Entitäten darstellen. Bei der Entwicklung der Web-Oberfläche wurde auf Browser-Kompatibilität geachtet, so dass sie in verschiedenen Versionen von Internet Explorer und Mozilla Firefox funktioniert.