Verwaltung Ihres Offshore-Teams

Sie haben beschlossen, dass Outsourcing im besten Interesse des Unternehmens ist, und haben ein Offshore-Team eingestellt. Der Vertrag ist unterzeichnet, die SLA sorgfältig ausgearbeitet, die Übergangszeit ist vorbei – der Anbieter hat seine Arbeit aufgenommen. Aber was passiert jetzt? Haben Sie gerade das Steuer herumgerissen? Wie können Sie ein Outsourcing-Projekt managen? Wie können Sie das Interesse Ihres Offshore-Teams an Ihrem Projekt aufrechterhalten? Was wird sie dazu bewegen, Ihnen einen erstklassigen Service zu bieten?

Bevor wir tief in einen Fall eintauchen, lassen Sie uns – noch einmal – all die oben genannten Schritte durchgehen, die das Management eines Teams selbst überflüssig machen. Also …

Hinweise zur Arbeit mit Offshore-Teams

Erstens sollte ein Kunde eine Person haben, die für die Umsetzung einer Idee verantwortlich ist. Normalerweise wird diese Rolle vom Chief Technical Officer (CTO) oder vom Chief Executive Officer (CEO) persönlich wahrgenommen. Es gibt eine wesentliche Voraussetzung für den erfolgreichen Ausgang des Outsourcing-Projekts – der Kunde muss, bevor er aus allen Wolken auf das Offshore-Outsourcing-Unternehmen fällt, genau wissen, was er will. Es ist nicht so, dass ein Kunde eine super detaillierte Spezifikation oder Anfrage haben muss, aber Sie sollten zumindest Ihre Idee in Worte fassen.

Zweitens wäre es auf Seiten des Anbieters besser, dem Kunden einen technisch versierten und wirtschaftlich versierten Business-Analysten (BA) zur Seite zu stellen. Ein solcher Experte wird sich mit Sicherheit an die Idee des Kunden herantasten und sie an das Entwicklungsteam weitergeben können. In der Regel kommt man in dieser Phase des Umfangs und der Schätzung nicht ins Schwitzen, wenn die Grundsätze klar sind, die Standards vereinbart sind und das Budget vor allem von einem Kunden in und für sich selbst vorab genehmigt wird. Umfang, Kostenvoranschlag und Managementprozess sind also nicht so kompliziert, wie es scheint, sondern in der Tat recht einfach zu handhaben.

Drittens wird auf Seiten des Offshore-Dienstleisters in der Regel eine Arbeitsgruppe gebildet und von einem Teamleiter (TL) oder einem Projektmanager (PM) geleitet, dessen Aufgabe es ist, die Aktivitäten des Teams zu überwachen und Aufzeichnungen zu führen. Diese Personen führen regelmäßige Überprüfungen der Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen und des Leistungsniveaus durch und kontrollieren auch die Einführung von Änderungen.

In der Kommunikation mit den Kunden hört man oft von der Befürchtung, dass es bei der Einbindung eines Outsourcers schwierig sein könnte, einen Prozess zu verwalten, der nicht mehr zu Ihnen gehört. Auf den ersten Blick mag dies tatsächlich so erscheinen. Aber wer fährt eigentlich ein Taxi – der Fahrer oder der Kunde? Der Kunde hat immer noch recht wirksame Instrumente, um die Beziehung zum Outsourcer zu steuern – er kann eine Geldstrafe verhängen, eine Lizenz entziehen und den Ruf des Auftragnehmers auf dem Markt schädigen. Und wenn man sich das Outsourcing genauer anschaut, dann findet man viel mehr Instrumente als Druckmittel, um ein ausgelagertes Team zu steuern.

Der Aufbau enger und fester Beziehungen zu Ihrem neuen Outsourcing-Team ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg Ihres Vorhabens. Es ist eine allgemeine Praxis für Unternehmen, bestimmte Aufgaben oder Projekte auszulagern, um Geld zu sparen. Bevor Sie sich also auf Ihr neues Offshore-Team stürzen, denken Sie daran, dass die Erschwinglichkeit nur ein Teil der Gleichung ist, und dass es de facto darauf ankommt, mit dem Team ins Gespräch zu kommen, da die Qualität eines pünktlichen und budgetgerechten Outputs direkt proportional zu der Zufriedenheit ist, die sie bei der Erfüllung der Anforderungen Ihres Unternehmens haben. Behandeln Sie Ihr internes Team und Ihr Offshore-Team als eine Einheit. Nehmen Sie sich Zeit, um das Team, mit dem Sie zusammenarbeiten werden, kennen zu lernen. Vergessen Sie nicht, ihnen Respekt zu zollen, denn sie sind nicht nur ein einfacher Lieferant, mit dem Sie Geschäfte machen, sondern ein wesentlicher Bestandteil Ihres Erfolgs.

Neben den oben erwähnten Hinweisen gibt es noch einige weitere Dinge, die das Management Ihres Offshore-Teams sicherstellen und verbessern werden:

Setzen Sie sich für gute englische Sprachkenntnisse ein.

Um sicherzustellen, dass Ihre Ideen und Verantwortlichkeiten verstanden werden und jeder von Anfang an weiß, welches Ergebnis erwartet wird, sollten Sie für eine klare und ungehinderte Kommunikation sorgen.

Englisch ist die Weltsprache der Wirtschaft. Ob sie nun in der Entwicklung oder in der Datenverarbeitung tätig sind, das Management muss über gute Sprachkenntnisse verfügen, um alle Nuancen zu erfassen und mögliche Missverständnisse zu vermeiden.

Aufbau eines starken Kommunikationsnetzes

Geben Sie ihnen das Gefühl, neben Ihnen zu sitzen. Nutzen Sie E-Mail und Skype oder Cloud-basierte Messenger wie Slack, die mit vielen coolen Funktionen (Anrufe und E-Mails, Dateifreigabe, Direktnachrichten, private Kanäle) ausgestattet sind, um eine reibungslose Kommunikation mit einem Remote-Team in Echtzeit zu gewährleisten. Um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, arbeiten Sie mit ihnen über all diese Funktionen zusammen.

Darüber hinaus können Sie auch regelmäßige Online-Meetings abhalten, um die Produktivität des Teams zu steigern, indem Sie Ziele definieren, Ideen und Informationen austauschen, die geleistete Arbeit überprüfen und Strategien entwickeln. Diese Art der Kommunikation schafft eine gemeinsame Basis zwischen internen und externen Mitarbeitern, die gemeinsame Interessen und Ziele verfolgen, so dass jeder das Gesamtbild des Projekts versteht.

Strenge Nachverfolgung und Transparenz

Zuallererst muss Ihnen jedes Outsourcing-Entwicklungsunternehmen einen detaillierten Arbeitsablauf vorlegen. Jeder Prozess sollte hier absolut transparent sein, und auf dieser Grundlage sollten Sie verstehen, wie der Zyklus von der Entstehung einer Idee bis zur Produktionsphase verläuft.

Als nächstes müssen Sie für eine effiziente Entwicklungsinfrastruktur sorgen. Unter Effizienz wird hier ein einheitliches Kommunikationssystem verstanden, das Aspekte wie Projektmanagement, Wissenshintergrund und einen Ort für Korrespondenz/Diskussionen umfasst. Alles sollte an einem Ort angesiedelt sein, so dass Sie als Kunde jederzeit auf Informationen zugreifen können. Sie müssen in einer Welt von Auftragnehmern leben. Daher brauchen Sie natürlich ein Tool, das Ihnen hilft, Dinge zu erledigen und mit dem Team synchron zu bleiben.

Produktivitäts-Tools wie JIRA, Asana, ReQtest, Trello, Fossil, Basecamp usw. gehören zu den besten auf dem Markt erhältlichen Tools für ein vernünftiges Projektmanagement. Welches Tool Sie auch immer wählen, es wird Reibungsverluste reduzieren, die Kommunikation verbessern und den Projektfortschritt dokumentieren.

Die Transparenz eines Problemverfolgungssystems ermöglicht es sowohl Kunden als auch Konstrukteuren, für die Erledigung von Aufgaben zur Rechenschaft gezogen zu werden, und ermöglicht es dem Projekt, dank der geplanten agilen Methodik schnell voranzukommen. Jenseits des vor Jahrzehnten effektiven Karten-auf-einem-Brett-Ansatzes gibt es innerhalb dieser Soft-Toolkits innovative werkzeugbasierte Ansätze, die für das Management von Offshore-Teams besser geeignet sind. Ein Problemverfolgungssystem bietet eine einfache Möglichkeit, Aufgaben zu dokumentieren, Verantwortliche zuzuweisen und den Status des Fortschritts anzuzeigen. Sobald das System in Ihre Projektmanagement-Umgebung integriert ist, wird die gesamte Dokumentation und Kommunikation im Zusammenhang mit dem Projekt zentralisiert, um eine vollständige Transparenz des Projektstatus zu gewährleisten.

Nutzen Sie die Wissenschaft der Bestrafung

Man sagt, dass derjenige, der keine Fehler macht, auch nichts erreichen kann. Seien Sie also nicht verärgert, wenn Sie einen Bericht über einen Misserfolg erhalten oder wenn etwas schief gelaufen ist. Die Methode „Versuch und Irrtum“ ist immer noch im Spiel. Aber es gibt Situationen, in denen Fehler vermieden werden könnten, wenn die richtigen Maßnahmen ergriffen würden, was aber nicht der Fall war. Dennoch ist das kein Grund, Feuer und Flamme zu werfen, denn damit riskiert man, ein psychologisches und emotionales Burnout bei seinem Partner hervorzurufen. Und was noch wichtiger ist: So zu handeln ist der wenig effektive Weg, das Problem zu lösen. Lassen Sie die Emotionen beiseite und konzentrieren Sie sich auf die Situation und eine konstruktive Diskussion darüber, wie man das Problem auf optimale Weise lösen kann. Wahre Führungspersönlichkeiten demütigen andere Menschen niemals für ihre Fehler, sondern helfen ihnen immer, eine gute Lektion daraus zu ziehen.

Lassen Sie sie herein!

Geben Sie den Mitgliedern des Offshore-Teams so viele Informationen wie möglich. Informieren Sie sie über Ihr Unternehmen, Ihr Geschäft und Ihre Erwartungen. Wenn Sie dem Partner nicht vertrauen und sich ständig Gedanken darüber machen, was er tut, verlieren Sie den Fokus und die Effizienz Ihrer Überlegungen ist gleich null. Stellen Sie nur Personen und Unternehmen ein, denen Sie vertrauen.

Sie müssen darauf vertrauen können, dass sie hart arbeiten und das Beste für Sie und Ihr Produkt tun werden. Es ist zweifellos wichtig, dass die Mitglieder von Remote-Teams das Gefühl haben, dass ihr Beitrag wertvoll ist und dass man ihnen zutraut, während der Umsetzung Entscheidungen auf der Grundlage ihrer beruflichen Erfahrung zu treffen. Seien Sie liberal und respektvoll und vergessen Sie nicht, die Offshore-Ressourcen um ihre Meinung zu bitten, denn dadurch fühlen sie sich definitiv in das Projekt eingebunden und geben nützliche Einblicke, die Ihre Prozesse verbessern können. Ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen, und geben Sie ihnen unumstößliche Antworten.

Führen Sie Buch!

Die Pflege der Dokumentation macht keinen Spaß, sie ist langweilig und lästig, deshalb wird sie oft vernachlässigt, wenn man bedenkt, dass man in der Dokumentation herumstochern kann, man kann alles durch Reden lösen, aber nein! Die laufende Dokumentation ist ein eigenständiger Meilenstein des gesamten Projekts, der durchgeführt werden soll. Die Anforderungen der Stakeholder müssen detailliert, einfach und klar dokumentiert werden. Hier sind keine zweideutigen Zeilen erlaubt.

Sie müssen die Geschäftslogik und die API-Spezifikation beschreiben. Außerdem sollten Sie eine Regel für das gemeinsame Eigentum an den Dokumenten aufstellen – sagen wir, die API-Spezifikation für die mobile Anwendung wurde von Ihnen entwickelt, aber der Auftragnehmer ist berechtigt, Änderungen an dieser Dokumentation zu verlangen. Es sollte nicht der ausdrückliche Wunsch bestehen, alle Dokumente im Würgegriff zu haben. Außerdem ist es wichtig, ein Protokoll der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und den Beteiligten zu führen, in dem die besprochenen Themen, die erzielten Ergebnisse und die getroffenen Entscheidungen festgehalten werden. Diese Informationen können nach dem Projekt analysiert werden, um herauszufinden, ob es für eine bestimmte Aufgabe bessere Optionen/Lösungen gab, und wenn ja, kann dieses Wissen in einem zukünftigen ähnlichen Projekt genutzt werden.

Loben Sie den Erfolg und seien Sie großzügig mit Komplimenten

Und es gibt noch mehr zu lernen!

In Anbetracht all dieser Fakten können wir sagen, dass wir bei Redwerk alle Werte wie Flexibilität, Transparenz und professionelle Integrität erfüllen. Unsere Kompetenz ist der Beweis für 13 Jahre harte Arbeit, ständige Selbstanalyse und Selbstkritik, um sich selbst zu verbessern und die Anerkennung unserer Kunden aus der ganzen Welt zu erlangen.

Wir arbeiten auf Zeit- und Materialbasis, und somit:

• eine Option des dynamischen Arbeitsumfangs zu sichern,
• bieten enorme Risikopuffer an, die wir vermeiden,
• bieten den Kunden die Möglichkeit, ihr Geld nur für die Funktionen auszugeben, die sie jetzt benötigen, und nicht für die Funktionen, die sie bei Vertragsabschluss benötigten,
• blitzschnelles Feedback, um bei Bedarf schnelle Kurskorrekturen vornehmen zu können,
• die Transparenz des Prozesses zu wahren und dem Kunden die Möglichkeit zu geben, den Prozess zu kontrollieren.

Darüber hinaus können wir mit Stolz behaupten, dass unser Team aus einem Reservoir von technisch und sozial versierten Fachleuten besteht, die von erfahrenen Teamleitern und Projektmanagern geführt werden. Um Sie in ein Projekt einzubinden, werden Sie dem Entwicklungsteam vorgestellt, so dass Sie das Gefühl haben, auf der gleichen Seite des Zauns zu stehen, denn warum sollte man nicht direkt mit seinem Team sprechen?

Bleiben Sie mit Redwerk auf dem Laufenden!