Unsachgemäße Auswahl von Tools: Arbeitsablauf-Software

Lassen Sie uns gleich zu Beginn ein wenig vom Hauptthema abschweifen. Bevor wir uns damit befassen, wie schwierig, aber auch notwendig es ist, die richtigen Werkzeuge für das Wissensmanagement auszuwählen und zu pflegen, wollen wir einen kleinen Vergleich anstellen.

Nach Angaben der Occupational Safety and Health Administration (OSHA) kann schon die Einhaltung einiger grundlegender Sicherheitsregeln Gefahren bei der Verwendung von Handwerkzeugen verhindern:

• Verwenden Sie das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe. Die Verwendung des falschen Werkzeugs kann gefährlich sein. Die Verwendung eines Meißels als Schraubendreher oder eines Schraubendrehers als Meißel kann dazu führen, dass die Spitze des Werkzeugs abbricht und wegfliegt und den Benutzer oder eine andere Person trifft. Verwenden Sie Werkzeuge nur für den vorgesehenen Zweck.
• Benutzen Sie die Werkzeuge gemäß den Anweisungen des Herstellers.

Machen Sie sich bitte keine Sorgen. Die Entscheidung, diese Zeilen aufzunehmen, ist nicht das Ergebnis von Orientierungslosigkeit, die durch ein missbrauchtes Handwerkzeug verursacht wurde, das auf dem Kopf des Verfassers landete. Lesen Sie die Empfehlungen noch einmal, nur dass Sie diesmal das Handwerkszeug durch Software ersetzen. Überraschenderweise bleiben die Regeln gültig.

So wie es Verletzungen durch den Missbrauch von Handwerkzeugen gibt, so erleiden auch Softwareexperten Schäden durch den unsachgemäßen Einsatz von Softwarewerkzeugen. Andererseits können diese Werkzeuge, wenn sie richtig eingesetzt werden, von enormem Nutzen sein, da sie uns zusätzliche Gehirnleistung zur Verfügung stellen, die wir besser einsetzen können.

Unabhängig davon, ob Sie ein Anfänger oder ein Meister sind, werden wir Ihnen dabei helfen, Ihre Herangehensweise an Workflow-Management-Software zu verbessern, indem wir Ihnen die Folgen einer unsachgemäßen Tool-Auswahl aufzeigen.

Zu vermeidende Fehler

Die Implementierung effektiver, am besten geeigneter Lösungen für das Management von Teams kann zu einem großen Hindernis werden, auf das Unternehmen auf dem Weg zur Optimierung von Ressourcen, zur Organisation von Prozessen und zur Steigerung der Produktivität stoßen. Wie bei allen Herausforderungen gibt es auch hier genug Raum, um schwerwiegende Fehler zu begehen.

Ein gutes Workflow-Management gehört zu den wichtigsten Unterscheidungsmerkmalen für Unternehmen, die sich auf dem Markt hervorheben. Obwohl moderne Tools bei weitem nicht nur eine Funktion haben, ist es nur klug, dafür zu sorgen, dass verschiedene Aufgaben in die Zuständigkeit verschiedener Tools fallen, die für die Erledigung der Aufgabe entwickelt wurden. Im Folgenden werden drei Bereiche des Workflow-Managements vorgestellt, die ganz klar voneinander abgegrenzt sind. Um den Workflow zu bewältigen, sollten diese nicht austauschbar verwendet werden:

• Datenspeicherung – für den zentralen Zugriff auf unternehmensbezogene Daten; die Wissensdrehscheibe eines Unternehmens.
• Kommunikation – Chats, Emails, Videokonferenzen.
• Terminplanung und Fortschrittsverfolgung – für die Zuweisung von Aufgaben, deren Priorisierung und Verfolgung.

Dieser Artikel befasst sich mit typischen Fehlern bei der Organisation von Arbeitsabläufen in Unternehmen, wie z. B. einem unzureichenden Ansatz bei der Beteiligung an Unternehmens-Wikis oder der gemeinsamen Nutzung von Daten und der Festlegung von Geboten und Verboten bei der Verwendung von Kommunikationsmitteln.

Speicherung von Daten

Es ist schwer vorstellbar, dass ein technisches Unternehmen ohne einen umfassenden Online-Wissensspeicher auskommt. IT-Unternehmen haben sich ein System zur Speicherung von Unternehmenswissen angeeignet, das sich entweder auf die Familie der Unternehmens-Wikis oder der Wissensdatenbanken bezieht. Über die Vorteile des einen oder anderen Systems oder über die Unterschiede zwischen den beiden Systemen zu sprechen, ist ein Thema für einen ganz anderen Artikel. Unsere Aufgabe hier ist eine andere; daher werden wir, um die Botschaft über die richtige Verwendung von Wissensspeichern zu vermitteln und auf einige Besonderheiten einzugehen, ein weiteres Beispiel von Unternehmens-Wikis verwenden.

Wir haben es sicher alle schon einmal erlebt: wertvolle Daten werden in Chat-Apps, E-Mails oder Gesprächen am Arbeitsplatz vergraben (letzteres ist seit der Pandemie nicht mehr so häufig der Fall), und trotz einer gründlichen Suche verschwenden wir Zeit und Mühe mit der Suche nach dem Wissen, das nicht an einem geeigneten Ort gesichert wurde. Dieser richtige Ort wäre ein Unternehmens-Wiki, auch internes/Unternehmens-/Geschäfts-Wiki genannt.

Interne Wikis sind eine großartige Quelle, um die Ressourcen des Unternehmens zu nutzen und eine Wissensbasis zu schaffen, die organisch wächst. Und so funktioniert es: Mitarbeiter arbeiten zusammen und teilen Informationen auf einer bestimmten Webplattform, um das explizite und implizite Wissen eines Unternehmens zu erweitern. Die Benutzer fügen Inhalte zu einem bestimmten Thema hinzu, bearbeiten und pflegen sie. Mit anderen Worten: Ein Wiki baut sich selbst auf, im Gegensatz zu Wissensdatenbanken, in denen nur ausgewählte Autoren Inhalte erstellen können.

Richtig organisierte interne Wikis erfüllen fast alle Vorteile, die sie dem Unternehmen bringen, wie zum Beispiel:

• Fortgeschrittenes Onboarding
• Wissenserhalt (einschließlich Verringerung des Busfaktor-Risikos)
• geringere Personalfluktuation

Einfach ausgedrückt, wenn das Unternehmenswissen in einem ausgeklügelten Wissensportal gespeichert wird, das organisch wächst, erhält das Unternehmen auch eine starke Unterstützung für sein Wachstum.

Nachdem wir uns für den Wert entschieden haben, den der Einsatz geeigneter Instrumente für das Wissensmanagement in Unternehmen, wie z. B. Unternehmens-Wikis, mit sich bringt, ist es nun an der Zeit, die Grundsätze zu umreißen, die dem richtigen Ansatz für das Wissensmanagement zugrunde liegen. Dazu gehören:

• Einteilung des Inhalts in Abschnitte und Unterabschnitte – wir können nicht genug betonen, wie wichtig es ist, eine strenge Hierarchie einzuhalten und den Inhalt in geeigneten Bereichen zu organisieren (Organisationscontainer für Wikiseiten).
• Querverlinkung – Hyperlinks, die zu verwandten Artikeln führen, bieten zusätzliche Informationstiefe, ohne den Raum zu überladen.
• Suchoptimierung – ist selbstverständlich, aber dennoch eine Erinnerung wert. Entscheiden Sie sich immer für eine Wiki-Software, die eine mühelose Suche ermöglicht.

Es ist zweifelsohne wichtig, das gesamte relevante Wissen in einem gut organisierten Wissensportal zu speichern, anstatt es über Messenger oder Google Docs zu verstreuen. Wenn es nicht gelingt, Wissensmanagementsysteme in den Arbeitsprozess zu integrieren, entsteht Chaos.

„Wenn HP nur wüsste, was HP weiß, wären wir dreimal so produktiv“, sagte Lew Platt, der ehemalige CEO von Hewlett Packard. Es besteht keine Notwendigkeit, das Rad neu zu erfinden, und der Einsatz geeigneter Tools für das Wissensmanagement wird die Produktivität und das Wachstum eines Unternehmens steigern. Im Folgenden finden Sie unsere Meinung zu den 5 besten Unternehmens-Wiki-Tools für einen besseren internen Wissensfluss:

Werkzeug	Ersteller	Lizenz Kosten/Gebühr	Offene Quelle	Zielpublikum	Integrationen
	Confluence	Kostenlose Version $10/$20 pro Benutzer und Monat	Nein	Teams jeder Größe	Google tools, Jira, Slack, OneDrive, SSOs, Microsoft Teams
	Dan Brown	Nur kostenlose Version	Ja	Kleine bis mittelgroße Gruppen und Unternehmen	Google tools, Slack, GitHub, Okta, Twitter, Facebook
	Nuclino	Kostenlose Version $5 pro Benutzer und Monat	Nein	Teams jeder Größe	Google tools, Slack, Jira, Dropbox, SSOs (OneLogin, Microsoft Active Directory)
	Slite	Kostenlose Version $6,67 pro Benutzer und Monat	Ja	Teams jeder Größe	Google tools, GitHub, Slack, Draw.io, Loom
	Kipwise	Keine kostenlose Version $30/$50 pro Team und Monat	Ja	Teams jeder Größe	Google tools, Slack, Confluence, Miro, Loom, diagrams.net

Kommunikationsmittel

Ein Profi-Tipp: Wurden Sie auf einer Messaging-Plattform blockiert? Vergewissern Sie sich, dass Sie endgültig blockiert wurden, bevor Sie die Plattform für Ihre Einkaufslisten oder zum Notieren Ihrer Gedanken nutzen.

Als Slack zum ersten Mal eingeführt wurde, wurde es als „E-Mail-Killer“ angepriesen. Die Widerlegung dieses Titels kam nicht überraschend, denn wie jede andere Chat-App für Fachleute ist es ein weiteres Instrument im Werkzeugkasten des Kommunikationsmanagements. Es ist von entscheidender Bedeutung, das richtige Mittel für das zu wählen, was man mitteilen oder erbitten möchte. Eine einfache Wahrheit, die oft übersehen wird: Keines der Workflow-Tools kann alle Probleme im Alleingang lösen.

Die Netiquette der Kommunikationsmittel beruht auf der Wahl des richtigen Mittels zur Übermittlung einer Botschaft. Wählen Sie in jeder Kategorie das effizienteste und für Sie ansprechendste:

Werkzeug	Lizenz Kosten/Gebühren	Vorteile	Nachteile
Video-Chat-Anwendungen
	Kostenlos	Text-, Sprach- und Videotools Zeitlimit von vier Stunden pro Anruf	Maximal 50 Sitzungsteilnehmer Verliert seine Popularität als Marke
	Basic: Kostenlos Pro: $149,90 pro Jahr Business: $199,90 pro Jahr Enterprise: $240 pro Jahr	Zuverlässige Leistung (zuverlässiges Audio und Streaming) Maximal 100 Meeting-Teilnehmer in einem kostenlosen Plan und 500 in einem Enterprise-Plan	Teuer Sicherheitsprobleme
	Kostenlos Zusätzliche Funktionen mit einem Office 365-Abonnement: $5/ $12,50 pro Jahr	Maximal 10.000 Sitzungsteilnehmer Starke Sicherheitsmaßnahmen Kostenpflichtige Versionen werden mit Microsoft-Programmen geliefert	Nicht-intuitive Benachrichtigungseinstellungen
	Kostenlos Workspace Essentials: 96 $ pro Jahr Workspace Enterprise: Preise erhalten Sie vom Google-Vertrieb	Synchronisierung mit anderen Google-Anwendungen und Microsoft Office Kostenlose Version mit unbegrenzten 60-minütigen Meetings Automatisierte Untertitelung	Keine Aufzeichnung von Meetings bei niedrigeren Tarifen Eingeschränkter Zugang für Nicht-G Suite-Nutzer
Chat-Anwendungen
	Pro: $90 pro Benutzer und Jahr Business+: $170 pro Benutzer und Jahr Enterprise Gold: Kontaktieren Sie den Slack-Vertrieb für Preise	Schnelle und freundliche Benutzeroberfläche Kanäle	Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten Desktop-Warnungen werden nicht immer ausgelöst
	Kostenlos	Unbegrenzter Speicherplatz, Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung einer Datei von bis zu 2 GB Lebendige Gemeinschaft	Kontowiederherstellung kann problematisch sein Keine Open-Source-Anwendung
	Kostenlos	WhatsApp Stories-Funktion Unterstützung von Filtern	Has experienced a major breach Users cannot edit sent messages
	Cloud Professional: $10 pro Benutzer und Monat Cloud Enterprise: Kontaktieren Sie den Mattermost-Vertrieb für Preise Selbstverwaltet: Kostenlos Enterprise E10: $3,25 pro Benutzer pro Monat Enterprise E20: $8,50 pro Benutzer pro Monat	Open-Source und selbst-hostbar Multiplattform-Unterstützung	Keine Funktion für Audio-/Videoanrufe Die Anpassungsmöglichkeiten könnten besser sein, mit mehr Optionen, z. B. für Thema, Layout und Benachrichtigungen
E-Mail-Kunden
	Jahresgebühr: $39 Lebenslanges Abonnement: $79 Jahresgebühr für den Business-Plan: $59	Umfassende Schnittstelle Integrationen von Drittanbietern Lebenslanges Abonnement	Keine Filterfunktion Keine kostenlose Version verfügbar
	Kostenlos	Kostenlos und quelloffen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung	Aufgebläht und manchmal langsam Der Support-Service ist manchmal unzureichend
	Kostenlose Testversion Microsoft Outlook Premium als Einzelplatzversion: ab $19,95 pro Jahr	Praktische Integration mit anderen Microsoft-Produkten Umfassende Funktionalität	Die Benutzerführung ist nicht so intuitiv wie bei anderen E-Mail-Clients Langsame Antwort
	Persönlich: Kostenlos Geschäftlich: Ab $72 pro Jahr	Google-Integration Spam-Behandlung	Google-Integration (gezielte Werbung) Einschränkungen bei der Suche

Die Bedeutung von Chat- und Videotelefonie-Anwendungen für die Verringerung des individuellen E-Mail-Aufkommens in einem Unternehmen ist unbestreitbar. E-Mail-Postfächer werden oft unübersichtlich, während Chat-Apps für Unternehmen ihren Nutzern die Sicherheit geben, nur Nachrichten von Personen zu sehen, mit denen sie zusammenarbeiten. Heißt das, dass wir darauf hinarbeiten sollten, E-Mails durch Chats und Anrufe zu ersetzen? Nein, ganz sicher nicht. Heutzutage gibt es eine Fülle von Kommunikationsmitteln, und es ist nur in unserem besten Interesse, jedes Mal, wenn wir unsere Botschaft übermitteln müssen, das am besten geeignete zu wählen.

Terminplanung & Fortschrittsverfolgung

Die Wahl des richtigen Werkzeugs zur Überwachung der Aufgabenentwicklung hat einen wesentlichen Einfluss auf den Erfolg und die rechtzeitige Fertigstellung eines Projekts. Die Frage ist nur, wie man aus der Fülle der Software das Richtige auswählt. Wir haben die Lösung für Sie. Hier finden Sie eine Liste der besten Fortschritts- und Planungstools, die von den PMs von Redwerk handverlesen wurden.

NB: Wenn Sie die Nachteile der Tools durchgehen, denken Sie daran, dass es manchmal klüger ist, ein Tool aus einer anderen Toolbox zu wählen, wie z. B. bei einer umfangreichen Dateifreigabe.

Werkzeug	Lizenz Kosten/Gebühr	Vorteile	Nachteile
	Kostenlose Version Standard – $7 pro Benutzer/Monat Premium – $14 pro Benutzer/Monat	Leicht anpassbar und konfigurierbar Unterstützung der Integration Praktischer Stundenbericht	Kein Abschnitt zur Automatisierung Begrenzter Upload von Dateien Verwirrende Terminologie für einen Erstbenutzer
	Kostenlose Version Business-Klasse $12,50 pro Benutzer/Monat Enterprise $20,83 pro Benutzer/Monat	Transparenz und Verantwortlichkeit Benutzerfreundlichkeit Fortschrittliches Filtersystem	Mobile App muss verbessert werden Große Projekte sind schwer zu handhaben Kundensupport
	Kostenlose Version Preiskalkulator	Benutzerfreundlichkeit – großartige UI Visuell ansprechende Dashboards Repo-Verwaltung	Preisauszeichnungssystem Schlanke Berechtigungsstruktur Schwierig, komplexe Arbeitsabläufe zu entwickeln
	Kostenlose Version Plus $12 pro Benutzer/Monat Pro $24 pro Benutzer/Monat Individuelle Gebühr für Unternehmen	Einfacher Prozess der Datenverknüpfung Intuitive Benutzeroberfläche Direkte Verbindung von Formularen zur Datenbank	Der Analyseverkehr ist nicht automatisiert Die kostenlose Version ist ziemlich begrenzt Für jedes Projekt werden mehr Vorlagen benötigt
	Kostenlose Version Premium $8 pro Benutzer/Monat Pro $12 pro Benutzer/Monat Individuelle Gebühr für Unternehmen	Die Terminplanung ist einfach und intuitiv Funktion zum Zusammenführen von Kalendern Automatisierte Planung und Neuplanung	Fehlen eines Marken-/Asset-Kits Verwirrende UI Das Freemium-Modell ist sehr begrenzt

Einpacken

Mit den verschiedenen Werkzeugen für das Wissens- und Aufgabenmanagement und die Unternehmenskommunikation, die uns zur Verfügung stehen, wird der Kampf real. Sie haben eine große Datei zu teilen? Verwenden Sie Google Drive, anstatt sie in Jira hochzuladen. Sie haben eine wertvolle Information? Lassen Sie sie nicht einfach in einem beliebigen Google Docs-Dokument liegen, sondern legen Sie sie an einem geeigneten Ort in Confluence ab. Nicht jedes Arbeitsproblem muss per Videoanruf geklärt werden – manchmal ist eine E-Mail oder eine Chat-App-Nachricht weitaus besser geeignet. Alle Tools müssen als das angesehen werden, wofür sie entwickelt wurden, und für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Zu Ihrer Erleichterung haben wir eine Tabelle mit den häufigsten Formen des Missbrauchs von Workflow-Software zusammengestellt:

Werkzeug	Verwendung	Fehlgebrauch	Werkzeug für die Arbeit
	Aufgaben- und Fehlerverfolgung	Speicherung großer Dateien	Google Drive, Dropbox, Nextcloud, OneDrive
	Dateiablage, Zusammenarbeit in der Cloud	Verfahrensdokumentation, die eine einheitliche Struktur erfordert	Unternehmens-Wikis (z. B. Confluence), Wissensdatenbanken (z. B. ZenDesk)
	Zusammenarbeit an Textdokumenten	Wissensbewahrung	Unternehmens-Wikis (z. B. Confluence), Wissensdatenbanken (z. B. ZenDesk)
	Gut strukturierter Wissenserhalt	Speicherung von Dokumenten	Google Text & Tabellen, Google Drive
	Schnelle Fragen Status-Updates Videoanrufe arrangieren	Gemeinsame Nutzung neuer Verfahren oder Anweisungen Gemeinsame Nutzung neuer Verfahren oder Anweisungen für Aufzeichnungen	Video-Chat-Anwendungen/E-Mail Email
	Folgemaßnahmen Herausfinden von komplexen Informationen Gemeinsame Nutzung mittelgroßer Anhänge Komplizierte und/oder lange Nachrichten	Freigabe großer Dateien Zeitkritische Informationen	Google Drive Dropbox, Nextcloud, OneDrive Video-Chat-Anwendungen/Chat-Anwendungen
	Herausfinden von komplexen Informationen Weitergabe neuer Verfahren oder Anweisungen Ersatz für persönliche Treffen	Gemeinsame Nutzung von Routine-Updates	E-Mail/Chat-Anwendungen

Eine gründliche Organisation sorgt für einen reibungslosen und angepassten Arbeitsablauf in einem Unternehmen, was auf lange Sicht zu allen möglichen anderen Vorteilen führt. Um jedoch jedes noch so kleine Detail perfekt abzustimmen, benötigen Sie ausreichende digitale Verwaltungsmittel. Einen Überblick über die besten Tools zur Organisation von Fernarbeit finden Sie in unserem Blogbeitrag.

Workflow-Software wird auf unterschiedliche Weise eingesetzt, aber alle haben das gleiche, vorweggenommene Endziel: Ihre Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Die Tools sollen (wenn angemessen) eingesetzt und nicht missbraucht werden, wenn mehrere Softwarefunktionen zur Verbesserung der Teamarbeit kombiniert werden. Es ist entscheidend, das richtige Mittel zu wählen, um möglichst reibungslos und schnell von Punkt A nach Punkt B zu gelangen.

Wir hoffen, dass Sie aus diesem Artikel Erkenntnisse mitnehmen, die Ihnen helfen, Wissen zu verwalten, Daten auszutauschen und in einem professionellen Umfeld wie ein Profi zu kommunizieren.