Die wichtigsten Tools für Projektmanager bei der Fernarbeit im Jahr 2024: Redwerk-Ausgabe

Die Coronavirus-Pandemie hat die ganze Welt erschüttert und die Unternehmen dazu veranlasst, nach Wegen zu suchen, wie sie ihre gesamten Tätigkeiten online verlagern können, ohne dass die Produktivität ihrer Mitarbeiter und ihre Gewinnspannen sinken. Diejenigen Unternehmen, die noch nicht über eine Richtlinie für die Fernarbeit verfügten, waren mit am wenigsten auf eine solche Entwicklung vorbereitet. Viele von ihnen sind immer noch damit beschäftigt, alle Abteilungen zu synchronisieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auf alle wichtigen Ressourcen zugreifen können. Bei Redwerk ist die Kommunikation mit internationalen Kunden, die uns die Entwicklung eines Produkts von Anfang bis Ende anvertrauen, eine Selbstverständlichkeit; daher erfolgt die gesamte Interaktion online. Außerdem ist das Team von Redwerk auf zwei Städte verteilt: ein Büro befindet sich in Kiew und ein weiteres in Saporischschja. Dank unserer 15-jährigen Erfahrung auf dem IT-Markt konnten wir eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Teams sicherstellen und eine maximale Effizienz in den täglichen Arbeitsprozessen erreichen, unabhängig davon, ob wir aus der Ferne oder im Büro arbeiten.

In diesem Artikel haben wir die Tools zusammengestellt, die unsere Projektmanager (PMs) verwenden, um sowohl den Kunden als auch dem Lieferteam rechtzeitig zu helfen. Auch wenn nicht jeder eine ganze Reihe von Apps benötigt, um professionell zu arbeiten, ist es immer gut, die beliebtesten Alternativen zu kennen, die Routineaufgaben automatisieren, Zeit sparen und das Team zusammenführen.

Wie PMs bei Redwerk über Remote-Arbeit während der Quarantäne denken

Die Mitarbeiter von Redwerk sind es gewohnt, aus der Ferne zu arbeiten: Wer mindestens ein Jahr lang für das Unternehmen tätig ist, kann ein Mal pro Woche oder einen Monat pro Jahr von zu Hause aus arbeiten. Derzeit gibt es keine Beschränkungen für die Tage, an denen von zu Hause aus gearbeitet werden kann, so dass die Redwerker so lange von zu Hause aus arbeiten können, wie sie wollen. Obwohl sich die Heimarbeitspraxis als erfolgreich erwiesen hat, ist es ein Unterschied, ob man nach eigenem Gutdünken zu Hause bleibt oder gezwungen ist, über einen längeren Zeitraum aus der Ferne zu arbeiten. Wir wollten herausfinden, wie unsere Mitarbeiter über die Arbeit während des Lockdowns denken, und haben deshalb eine Mini-Umfrage durchgeführt. Hier sind einige der ehrlichsten und anschaulichsten Antworten:

Im Großen und Ganzen hatten die Redwerk-Mitarbeiter keine großen Probleme, ihre beruflichen Aufgaben von zu Hause aus zu erfüllen. Allerdings gibt es ein gewisses Maß an psychologischer Belastung, wenn man sich über einen längeren Zeitraum in derselben Umgebung aufhält. Das Team von Redwerk bewahrt seine ausgezeichnete Produktivität und geistige Gesundheit, indem es gängige Techniken zum Stressabbau anwendet – Sport, Musik hören und Unterhaltung nach der Arbeit.

Beliebteste Tools für Remote-Arbeit bei Redwerk PMs

Die von den PMs verwendeten Tools hängen von der jeweiligen Geschäftsnische und dem Umfang des Projekts ab. Wir haben die PMs bei Redwerk gefragt, auf welche Tools sie sich bei ihrer täglichen Arbeit verlassen, und alle haben sich auf die unten aufgeführten wesentlichen Tools geeinigt. Obwohl diese Liste nicht alle PM-Tools abdeckt, ist sie sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Experten ein praktisches Set.

Projektplanung und -verfolgung

Einige der allerersten Schritte, die jeder PM unternimmt, sind die Festlegung des Projektumfangs, die Erstellung eines Aufgabenplans, die Priorisierung von Tickets und die Zuweisung an Fachleute, deren Fähigkeiten perfekt zu den gegebenen Anforderungen passen. Die Kunst der richtigen Planung ist etwas, das viele Menschen unabhängig von ihrem Beruf beherrschen wollen, da sie der Schlüssel zur Einhaltung von Terminen und zur Organisation im Allgemeinen ist. Die PMs von Redwerk wissen, wie man das Vertrauen der Kunden gewinnt und Projekte unterschiedlicher Komplexität zum Erfolg führt.

Jira ist ein Projektmanagement-Tool für agile Teams. Viele Softwareentwicklungsagenturen verwenden Jira, weil es ursprünglich ausschließlich für IT-Spezialisten entwickelt wurde. Von einem Bug- und Issue-Tracker hat es sich jedoch zu einem abteilungsübergreifenden Arbeitssystem entwickelt. Unsere PMs verwenden es für:

• Erstellen von Tickets für Epics, Stories, Aufgaben und Unteraufgaben;
• Priorisierung von Aufgaben;
• Verteilung von Aufgaben im Team;
• Überwachung der Leistung des Einzelnen und des Teams;
• Verfolgung des schrittweisen Fortschritts durch Überprüfung von Protokollen;
• Markierung von Personen, die über das nötige Fachwissen verfügen, um ein bestimmtes Problem zu lösen;
• Meldung der für die Erledigung einer Aufgabe aufgewendeten Arbeitsstunden.

• Kostenlos (bis zu 10 Benutzer, 2 GB Dateispeicher, eingeschränkte Funktionalität), $0 für immer;
• Standard (bis zu 5000 Benutzer, 250 GB Dateispeicher, erweiterter Funktionsumfang), 7 $ pro Benutzer und Monat;
• Premium (bis zu 5000 Benutzer, unbegrenzter Speicherplatz, voller Funktionsumfang), $14 pro Benutzer pro Monat.

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das sich sowohl für die Verwaltung persönlicher als auch geschäftlicher Aufgaben eignet. Die Kernfunktionalität ähnelt der von Jira, allerdings ist der Ansatz für die Verwaltung von Aufgaben ein anderer: Anstelle von Tickets werden Listen mit Karten erstellt, die über die gesamte Fläche verschoben werden können. Trello verfügt über ein optisch ansprechendes UI-Design und vorgefertigte Vorlagen, die als Leitfaden für die Erstellung von Listen dienen. PMs bei Redwerk nutzen Trello für die persönliche Planung, um ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu gewährleisten. Zu den Hauptfunktionen von Trello gehören:

• Erstellen eines Boards mit Listen und Karten;
• Erweitern der Kartenbeschreibung mit Checklisten und Anhängen;
• Festlegen von Fristen für jede Aufgabe mit benutzerdefinierten Erinnerungen;
• Hinzufügen von Vorstandsmitgliedern zur Karte;
• Kopieren, Verschieben und Archivieren von Karten.

• Kostenlos (10 Team-Boards, 1 Power-Up-Board, 10 MB pro Dateianhang, einfache Automatisierung), $0 für immer;
• Business Class (unbegrenzte Team- und Power-up-Boards, 250 MB pro Dateianhang, verbesserte Automatisierung), $12,50 pro Benutzer und Monat;
• Enterprise (unbegrenzte Team- und Power-up-Boards, 250 MB pro Dateianhang, umfassende Automatisierung, erweiterte Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen), 20,83 $ pro Benutzer und Monat.

Azure DevOps ist eine SaaS-Plattform von Microsoft, die dazu dient, Entwicklungs- und Betriebsteams zu synchronisieren und den Prozess der Entwicklung, des Testens und der Freigabe von Softwarelösungen zu erleichtern. Das Leistungsspektrum ist recht breit gefächert; PMs beschäftigen sich jedoch hauptsächlich mit Azure Boards. Einige unserer Kunden arbeiten lieber mit Azure DevOps als mit Jira; daher hat unser Team Erfahrungen mit diesem Tool gesammelt. Es ermöglicht:

• Aufbau eines Kanban-Boards;
• Bereitstellung umfassender Anforderungen für jede Aufgabe: Beschreibungsfeld, Akzeptanzkriterien, Priorität, Story Points, Labels, übergeordnete/verwandte Aufgaben, Upload von Dateien, Sharing-Optionen usw;
• Verwaltung von Backlogs und Sprints;
• Verfolgung der Arbeit durch Abfragen;
• Zusammenstellung eines visuell ansprechenden Dashboards für jedes Projekt.

• Kostenlos (ein Jahr lang beliebte kostenlose Dienste, 200 $ Guthaben, um Azure einen Monat lang zu testen, 25 Dienste, die immer kostenlos sind);
• Preiskalkulator (der Preis hängt von der Anzahl der Benutzer, dem Preisplan und den zusätzlichen Funktionen ab.

Airtable ist eine super anpassbare Tabellenkalkulation und Datenbank. Anstelle von Tickets oder Listen bietet Airtable Datenbanken, die mehrere Tabellen enthalten. Diese Tabellen können je nach Projektspezifika formatiert werden. Unsere PMs verwenden Airtable, um die Arbeitsbelastung von Entwicklern, QA-Ingenieuren und Designern zu überwachen, was ihnen hilft, die Ressourcen effizient zu verteilen. Sie verwenden es auch, um alle wichtigen Informationen über Kunden, Projekte und Mitarbeiter zu systematisieren und zu speichern. Die wichtigsten Funktionen der Software sind folgende:

• Bequeme Ansichtsoptionen (Gitter, Kalender, Galerie, Kanban);
• Vielfältige Feldtypen (Kontrollkästchen, Dropdowns, lange Notizen, Links zu anderen Tabellen); Drag & Drop von Dateianhängen;
• Leistungsstarke Visualisierungswerkzeuge (verschiedene Diagrammtypen, Seitendesigner, 3D-Modell-Explorer);
• Robuste API (Mailchimp, Instagram, Zapier, Evernote, und viele mehr);
• Synchronisierte Antworten über verschiedene Plattformen hinweg;
• Eingebaute Kommunikationswerkzeuge (Video-Chat, SMS);
• Zeiterfassung und Weltzeituhr.

• Kostenlos (1200 Datensätze, 2 GB Speicherplatz, 2-wöchiger Revisionsverlauf, eingeschränkte Funktionalität), $0;
• Plus (5000 Datensätze, 5 GB Speicherplatz, 6-monatige Revisionshistorie, erweiterter Funktionsumfang), $12 pro Benutzer und Monat;
• Pro (50000 Datensätze, 20 GB Speicherplatz, einjährige Revisionshistorie, erweiterte Funktionen), $24 pro Benutzer und Monat;
• Enterprise (50000+ Datensätze, 1000 GB Speicherplatz, dreijährige Revisionshistorie, voller Funktionsumfang), individuelle Gebühr.

Apples Notizen und Erinnerungen sind unverzichtbar für alle, denen auf dem Heimweg, im Fitnessstudio oder auf dem Weg zur Arbeit brillante Ideen kommen. Um sicherzustellen, dass ihre Ideen die Herausforderungen des Alltags überstehen und es ins Diskussionsforum schaffen, machen sich unsere PMs Notizen in der Notizen-App und schalten Erinnerungen ein, um pünktlich zu Telefonkonferenzen zu erscheinen und schnell kleinere Probleme zu lösen, die den Fortschritt aufhalten könnten, wenn sie nicht beachtet werden. Es gibt auch ähnliche Apps für Android-Nutzer, wie Evernote oder Todoist.

Dokumentation

Die Dokumentation von Geschäftsprozessen ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Unternehmens. Ohne klar definierte Arbeitsabläufe, Unternehmensrichtlinien und Regeln können die Mitarbeiter nicht synchron arbeiten. Außerdem wird der Einführungsprozess neuer Mitarbeiter effizienter, wenn sie alle wichtigen Informationen an einem Ort finden können. Die PMs sind diejenigen, die die Unternehmensdokumentation aktualisieren, relevante Einträge, Spickzettel, häufig gestellte Fragen und Schulungsmaterial für ihre Kollegen hinzufügen. Daher benötigen sie ein Tool, auf das sie leicht zugreifen können und das bequeme Bearbeitungs- und Freigabeoptionen bietet.

Confluence ist eine Kollaborationssoftware zum Speichern, Hinzufügen, Bearbeiten und Freigeben wichtiger Informationen in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Mit anderen Worten: Es handelt sich um eine Cloud-Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, eine skalierbare Basis für den Wissensaustausch aufzubauen. Die PMs bei Redwerk nutzen Confluence, um alle Informationen zu den von ihnen bearbeiteten Projekten zu dokumentieren, z. B. Kundenporträts, Projektspezifikationen und Besprechungsnotizen. Mit der Zeit aktualisieren unsere PMs die vorhandenen Materialien und informieren ihre Teamkollegen über die Änderungen. Hier sind die wichtigsten Vorteile des Tools:

• Einfacher Zugriff auf Informationen durch die erweiterte Suche;
• Umfangreiche Inhalte (Besprechungsnotizen, Umfragen, Blogbeiträge, Anleitungen, Produktanforderungen usw.);
• Option zur Seitenvorschau;
• Bequeme Freigabe- und Benachrichtigungsoptionen;
• Zu-Favoriten-Funktion;
• Multiplattform-System.

• Kostenlos (bis zu 10 Benutzer, 2 GB Dateispeicher, eingeschränkte Funktionalität), $0 für immer;
• Standard (bis zu 5000 Benutzer, 250 GB Dateispeicher, erweiterter Funktionsumfang), 5 $ pro Benutzer und Monat;
• Premium (bis zu 5000 Benutzer, unbegrenzter Speicherplatz, voller Funktionsumfang), $10 pro Benutzer pro Monat.

Alternativen für die Dokumentation: Nuclino, Slite, Notion, Kipwise, Bookstack

Technische Aspekte

Neben ausgeprägten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten wird von PMs in IT-Unternehmen auch ein gewisses Maß an technischem Know-how erwartet. Als Moderatoren des Entwicklungsprozesses verbringen PMs viel Zeit mit der Kommunikation mit Kunden, der Klärung von Projektanforderungen und der Suche nach geeigneten Geschäftslösungen. Sie müssen sowohl mit den Kunden als auch mit den Entwicklern auf einer Wellenlänge sein, und ihr technisches Fachwissen spielt oft eine entscheidende Rolle bei der Gewinnung eines treuen Kunden.

Wappalyzer ist eine Software, mit der PMs feststellen können, welche Technologien auf einer bestimmten Website verwendet werden. Wappalyzer kann Front-End-Bibliotheken, APIs, CMS, CRMs sowie verschiedene Marketing- und Analysetools erkennen. Zu wissen, welche Art von Software die Marktführer in den verschiedenen Branchen verwenden, hilft dabei, mit den Techniktrends Schritt zu halten, die im wirklichen Leben verwendet werden. PMs bei Redwerk nutzen Wappalyzer, um sich auf Meetings mit Kunden vorzubereiten, die wenig bis gar keine Details über den Tech-Stack angeben, den sie für die Entwicklung eines Produkts verwenden, aber zumindest eine grobe Schätzung des Projektumfangs erwarten. Die Funktionen, die Wappalyzer nützlich und praktisch machen, sind folgende:

• Technologie-Suche (auf einer bestimmten Website);
• Massenabfrage von Technologien (auf vielen Websites gleichzeitig);
• Datasets (Erstellung einer Liste von Websites, die die ausgewählten Technologien verwenden);
• APIs;
• Alerts (Empfang von Benachrichtigungen über Änderungen im Technologie-Stack der angegebenen Websites).

TestFlight ist eine App, die Beta-Tests von iOS-Produkten erheblich vereinfacht. Alles, was Beta-Tester brauchen, ist die App zu installieren, den Einladungslink des Entwicklers zu akzeptieren und den Anweisungen der App zu folgen. Die PMs bei Redwerk nutzen Testflight für schnelle Betatests und um die neuesten Software-Updates zu überprüfen. Hier sind die wichtigsten Funktionen der App:

• 90-tägiger Testzeitraum;
• E-Mail- und öffentliche Einladungslinks (für interne und externe Tester);
• Testinformationsseite mit Anweisungen zu den zu testenden Funktionen;
• Verschiedene Apple-Plattformen: iPhone, iPad, Apple TV;
• Bis zu 100 interne Tester;
• Bis zu 10000 externe Tester;
• 30+ verfügbare Sprachen.

Alternativen für technische Aspekte: BuiltWith, WhatRuns, TestFairy, UserTesting, WhatCMS

Arbeiten mit Daten und Dateien

Das Erstellen von Tickets, das Verfassen von Dokumentationen, die Vorbereitung von Meetings, das Erstellen von Präsentationsfolien – all diese täglichen Aufgaben setzen die Arbeit mit Daten und Dateien voraus. Manchmal kann sich die Bearbeitung mehrerer Projekte frustrierend anfühlen, vor allem, wenn die Informationen in verschiedenen Ordnern verstreut sind. Erfahrene PMs wissen jedoch, wie sie ihren Arbeitsplatz einrichten müssen, um maximale Produktivität und Zeiteffizienz zu erreichen. Da es kaum eine Aufgabe gibt, die PMs ohne Daten und visuelle Hilfsmittel erledigen können, ist dieser Abschnitt der Tools der längste.

Google Docs ist ein unverzichtbares Tool für die Erstellung schriftlicher Texte, sei es eine E-Mail, eine Fallstudie, ein technischer Artikel oder einfach eine längere Nachricht. Google Text & Tabellen ist bequemer als andere Texteditoren, da es cloudbasiert ist und alle Änderungen automatisch speichert, was Datenverluste verhindert, wenn der Akku leer ist oder die Software abstürzt. Darüber hinaus bietet Google Text & Tabellen die folgenden Vorteile:

• Mehrere Versionen innerhalb einer Datei;
• Optionen zur Dateifreigabe;
• Sofortige E-Mail-Benachrichtigungen über Antworten auf Kommentare oder Änderungen in der Datei;
• Offline-Modus;
• Grammatik- und Rechtschreibprüfung;
• Add-ons und Erweiterungen (z. B. Grammarly, SEMrush).

kostenlos für private Nutzung
Teil des G Suite-Pakets für Unternehmen

Google Sheets ist ein Tool für die Arbeit mit Zahlen, Listen oder anderen Daten, die kategorisiert und analysiert werden müssen. Es verfügt über eine ähnliche Funktionalität wie Google Text & Tabellen, d. h. es speichert automatisch alle Änderungen, allerdings werden die Informationen in eine Tabellenkalkulation statt in eine Textdatei eingegeben. Die PMs bei Redwerk finden Google Sheets besonders hilfreich für Aufgaben, die eine Zusammenarbeit erfordern, wenn jedes Teammitglied zu der Datei beitragen muss. Beispielsweise können unsere PMs an einer Projektkalkulationsanfrage eines Kunden arbeiten. In diesem Fall benötigen sie Antworten von allen Teammitgliedern zu den Stunden, Technologien und alternativen Lösungen, um eine Geschäftsanforderung zu erfüllen. Google Sheets macht es allen Beteiligten leicht, in einer einzigen Datei zu arbeiten, da es erweiterte Optionen zur gemeinsamen Nutzung bietet. Hier ist die Liste der wichtigsten Funktionen:

• Mehrere Versionen innerhalb einer Datei;
• Erweiterte Formatierungstools für Diagramme und Grafiken;
• Eingebaute Formeln;
• Vorgefertigte Vorlagen (Aufgabenliste, Zeitplan, Projektzeitleiste, Analyse-Dashboard, Vor- und Nachteile und vieles mehr);
• Optionen zur Dateifreigabe;
• Offline-Modus;
• Multiplattform-Zugang (Telefon, Tablet, Computer);
• Dateikonvertierung (Excel zu Doc und umgekehrt).

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Teil des G Suite-Pakets für Unternehmen

Google Slides ist ein Tool zur Erstellung professionell aussehender Präsentationen. Wie Google Docs und Google Sheets speichert es alle Bearbeitungen automatisch und ermöglicht es mehreren Personen, an der gleichen Datei zu arbeiten. Die PMs bei Redwerk verwenden Google Slides für Besprechungen mit dem Team und den Kunden, und jetzt, da alle Mitarbeiter größtenteils per Fernzugriff arbeiten, ist es für die PMs besonders wichtig, sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite sind. Mit Google Slides können PMs Zoom- oder Skype-Anrufe viel informativer und spannender gestalten, und es dauert nur eine Sekunde, um einen Bildschirm mit allen erforderlichen visuellen Hilfsmitteln zu teilen. Argumente, die durch Diagramme oder relevante Illustrationen untermauert werden, klingen viel überzeugender und veranlassen die Zuschauer dazu, Fragen zu stellen und sich weiter zu beschäftigen. Hier sind die Vorteile, die Google Slides bietet:

• Mehrere Versionen innerhalb einer Datei;
• Erweiterte Design-Tools;
• Optionen zur Dateifreigabe;
• Elegante Designvorlagen (Portfolio, Prototyping, Fallstudien, Wireframes für Projekte usw.);
• Zugriff über mehrere Plattformen (Telefon, Tablet, Computer);
• Dateikonvertierung (PowerPoint zu Google Slides und umgekehrt);
• Drahtloses Streaming (über Chromecast Hangouts und AirPlay).

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Teil des G Suite-Pakets für Unternehmen

Figma ist ein webbasierter Vektorgrafik-Editor und ein Prototyping-Tool. Es wurde in erster Linie für Designer entwickelt, aber wie jeder andere Prozess erfordert auch die Designentwicklung Überarbeitungen und Rückmeldungen von allen Beteiligten, und die Entwickler von Figma haben diesen Aspekt berücksichtigt. Die PMs bei Redwerk verwenden Figma zur Feinabstimmung der Arbeit der Designer, indem sie den Prozess von Anfang bis Ende überwachen und sicherstellen, dass die Kundenwünsche klar verstanden werden. Figma hat eine Reihe von Vorteilen, wie z. B.:

• Einzigartige Design-Tools;
• Mobilfreundliche, interaktive Prototypen;
• Versionskontrolle;
• Bequemer Design-Export über einen Link;
• Zusammenarbeit in Echtzeit (gemeinsame Bearbeitung, Beobachtung, Kommentierung);
• Plugins;
• Codegenerierung für visuelle Eigenschaften und Abstände.

• Free (bis zu 2 Redakteure, 3 Projekte, 30 Tage Versionshistorie, unbegrenzter Cloud-Speicher, eingeschränkte Freigabeoptionen);
• Professional (unbegrenzte Projekte, unbegrenzter Versionsverlauf, erweiterte Freigabeoptionen) $ 15 pro Redakteur und Monat, kostenlos für Studenten und Lehrkräfte;
• Organisation (unbegrenzte Projekte, unbegrenzter Versionsverlauf, erweiterte Freigabeoptionen, erweiterte Sicherheit und private Plugins) $ 45 pro Editor pro Monat.

Balsamiq ist ein Tool zur Erstellung von Low-Fidelity-UI-Wireframes für Websites, Web- und mobile Anwendungen sowie Desktop-Software. Unsere PMs verwenden Balsamiq vor allem in der Findungsphase des Projekts, um den Entwicklern zu helfen, den Umfang und die Komplexität der Arbeit abzuschätzen. Die Redwerker verwenden das Tool auch bei Verhandlungen mit Kunden – entweder um die Spezifikation der Softwareanforderungen zu visualisieren oder um alternative Geschäftslösungen anzubieten. Balsamiq zeichnet sich durch die folgenden Vorteile aus:

• Wesentliche Designer-Tools (UI-Komponenten und Icons, wiederverwendbare Symbole, Drag-and-Drop);
• Gute Geschwindigkeit;
• Bequeme Freigabeoptionen (Weblinks, Bilder, interaktive PDFs);
• Einfache Zusammenarbeit.

• Balsamiq Cloud (2-200 Projekte) $9-$199 pro Monat;
• Wireframes für Desktop (der Preis hängt von der Anzahl der Benutzer ab) $89+;
• Integration mit Google Drive, Confluence, Jira (der Preis hängt von der Anzahl der Redakteure ab).

Mindmeister ist ein Mindmapping-Tool, das den Prozess des Brainstormings, der Notizen und der Projektplanung im Allgemeinen vereinfacht. Mindmapping ist in der Anfangsphase der Projektentwicklung unverzichtbar, da es den PMs ermöglicht, alle großartigen Ideen an einem Ort zu sammeln, sie zu diskutieren und darauf aufzubauen. Die PMs bei Redwerk verwenden Mindmeister, um einen zukünftigen Projektplan zu skizzieren, ihn in verschiedene Blöcke zu unterteilen und eine ungefähre Schätzung der für die Projektumsetzung benötigten Ressourcen zu erstellen. Mindmeister hilft dabei, die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Projektphasen zu visualisieren, zum Beispiel welche Experten in jeder Entwicklungsphase involviert sein werden. Mindmeister ist bei den Redwerkern aus folgenden Gründen beliebt:

• Optisch ansprechende und kristallklare Mindmaps;
• Vorlagen und individuelle Designs;
• Bequeme Freigabeoptionen (Links, Massenfreigabe, Google Drive-Integration, Wiki-Maps);
• Integrierte Aufgabenverwaltung (Aufgaben zuweisen, Fristen setzen, Prioritäten setzen und E-Mail-Erinnerungen versenden);
• Geschichtenerzählen durch Präsentation;
• Verschiedene Multimedia-Anhänge (Links, Notizen, Bilder, Videos, Icons).

• Kostenlos (bis zu 3 Mind Maps, Optionen zur Zusammenarbeit, E-Mail-Support);
• Personal (unbegrenzte Anzahl von Mind Maps, Datei- und Bildanhängen, PDF- und Bildexport) 2,49 $ pro Benutzer und Monat;
• Pro (unbegrenzte Mind Maps, Datei- und Bildanhänge, erweiterte Exportoptionen, höhere Anpassungsstufe) $4,19 pro Benutzer und Monat;
• Business (alles in Pro + Benutzergruppen, Compliance-Exporte und Backups, erweiterte Verwaltungsoptionen) $6,29 pro Benutzer und Monat.

Coggle ist ein Online-Tool zur Erstellung von Mindmaps und Flussdiagrammen. Coggle hat ähnliche Funktionen wie Mindmeister, aber unsere PMs verwenden es für einen anderen Zweck. Während Mindmeister sich hervorragend für die Erstellung von Kostenvoranschlägen eignet, ist Coggle praktisch, um visuell aufbereitete Roadmaps für Kunden zu erstellen. Die PMs bei Redwerk gehen jedes Projekt aus der Perspektive eines Business-Analysten an. Dafür benötigen sie leistungsstarke Tools, um ihren Kunden ihre strategische Vision in klaren Worten zu vermitteln. Die Lösung eines komplexen Problems wird durch eine strukturierte Entscheidungsfindung, die durch Daten und Argumente aller Beteiligten unterstützt wird, wesentlich einfacher. Coggle verfügt über die folgenden nützlichen Funktionen:

• Mehrere Versionen der gleichen Datei;
• Häufig verwendete Gestaltungswerkzeuge (Layout, Textformatierung, Farbe, Linienstil);
• Nachrichten-Panel für Diskussionen;
• Zusammenarbeit in Echtzeit (Beobachten, Mitbearbeiten, Kommentieren);
• Verschiedene Multimedia-Anhänge (Bilder, Symbole, Beschriftungen, Links);
• Mehrere Exportoptionen (Bilder, PDF, Microsoft Vision, Link).

• Kostenlos (3 private Diagramme, unbegrenzte öffentliche Diagramme, begrenzte Gestaltungsmöglichkeiten, begrenzte Freigabe);
• Awesome (unbegrenzte private Diagramme, unbegrenzte öffentliche Diagramme, erweitertes Design-Toolkit, teilbarer Link) $5 pro Nutzer und Monat;
• Organisation (alles wie bei Awesome + SAML-Authentifizierung, persönliche Arbeitsbereiche, Massenexport, Diagramme mit Markenzeichen) $8 pro Benutzer und Monat.

Draw.io ist ein webbasiertes Tool zur Erstellung verschiedener Arten von Diagrammen, Mind Maps und Wireframes. Unsere PMs mögen dieses Tool wegen seiner Vielseitigkeit: Redwerker nutzen es für
Erstellung von User Flows und Workflows für Kundenprojekte, Beschreibung der Systemarchitektur und -logik, Definition und Optimierung interner Arbeitsabläufe. Draw.io kann auch zum Skizzieren von Produkt-Wireframes verwendet werden und ist ein universelles Instrument zur visuellen Darstellung von vielschichtigen Konzepten. Draw.io hat eine Vielzahl von Vorteilen:

• Reichhaltige Form-Bibliotheken;
• Templates und benutzerdefinierte Designs;
• Integrationen (Jira, Confluence);
• Diagramm-Import (Visio, Gliffy);
• Zahlreiche Exportoptionen (Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub, GitLab, Trello, Gerät).

• Kostenlos (persönliche Nutzung ohne Integrationen; 30-Tage-Testversion für Teams);
• Cloud (hängt von der Anzahl der Benutzer ab) $0,55 pro Benutzer monatlich;
• Server (abhängig von der Anzahl der Benutzer) $10-$220-$459 für 10-25-50 Benutzer monatlich;
• Data Center (abhängig von der Anzahl der Nutzer) $220 für 550 Nutzer monatlich.

Lightshot ist ein Tool zum Erstellen und Bearbeiten von Screenshots. PMs machen ständig Screenshots, da sie sicher sein müssen, dass die Anforderungen klar und deutlich vermittelt werden. Ganz gleich, ob Sie auf einen Fehler, eine coole Funktion auf der Website des Konkurrenten oder eine Unstimmigkeit in der Benutzeroberfläche hinweisen müssen, es ist viel einfacher, einen Screenshot mit roten Markierungen anzuhängen, als eine lange Beschreibung des Problems zu verfassen. Unsere PMs verwenden Lightshot gerne, weil es sehr praktisch ist: Mit nur zwei Klicks erhalten Sie einen hochauflösenden Screenshot und können ihn sofort kommentieren oder den problematischen Bereich hervorheben. Lightshot hat die folgenden nützlichen Funktionen:

• Schnelle Auswahl eines Screenshot-Bereichs;
• Bearbeitungswerkzeuge zum Hervorheben eines bestimmten Bereichs oder Problems auf dem Screenshot (Stift, Linie, Pfeil, Markierung, Text, Farbe);
• Teilen in sozialen Medien (Twitter, Facebook, VK, Pinterest);
• Suche nach ähnlichen Bildern auf Google;
• Multiplattform-Nutzung (Windows/Mac, Chrome, Firefox, IE, Opera);
• Einfache und intuitive Benutzeroberfläche.

Alternativen für die Arbeit mit Daten und Dateien: Lucidchart, XMind, GitMind, Prezi, Moqups

Kommunikation

Der Übergang zur täglichen Arbeit von zu Hause aus hat sich vor allem auf den Aspekt der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ausgewirkt. Die Angelegenheiten, die leicht direkt am Schreibtisch erledigt werden konnten, erfordern nun gut formulierte Slack-Nachrichten oder E-Mails. Natürlich werden ernsthafte Diskussionen, an denen mehrere Interessengruppen beteiligt sind, mit Hilfe von Telefonkonferenzen geführt. Im Projektmanagement geht es darum, auf Menschen zuzugehen, ihre Unterschiede zu schätzen und alle zu motivieren, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Die Arbeit von zu Hause aus stellt die Software-Fähigkeiten der PMs auf die Probe, aber wir bei Redwerk bleiben stark und nutzen effektive Kommunikationsmittel, um miteinander und mit unseren Kunden in Kontakt zu treten, unabhängig von den Kilometern, die zwischen uns liegen.

Slack ist eine Kommunikationsplattform mit einem eleganten Design und fortschrittlichen Funktionen. Obwohl sie einen E-Mail-Client nicht vollständig ersetzen kann, macht sie die schriftliche Kommunikation viel komfortabler, da sie eine einfache Kategorisierung von Chats bietet. Um sich über die neuesten Nachrichten im Projekt zu informieren, müssen Redwerker nur den entsprechenden Kanal finden. Neben den büro-, projekt- und abteilungsspezifischen Channels in Slack gibt es einen Channel für alle Mitarbeiter, in dem jeder eine Frage stellen, einen freudigen Moment aus seinem Leben teilen, seine Bedenken äußern oder um Unterstützung bitten kann. Slack wird von den PMs bei Redwerk auch wegen seines detaillierten Benutzerprofils geliebt; letzteres enthält Informationen über die Position, die Arbeitszeiten, die Telefonnummer, die E-Mail und den Skype-Nickname der Person. Wann immer ein PM einen anderen Redwerker erreichen muss, prüft er einfach den Slack-Status dieser Person, um zu sehen, ob es angebracht ist, eine Angelegenheit zu besprechen. Das hat Slack zu bieten:

• One-to-One-Nachrichten;
• Projektspezifische Kanäle für Gruppendiskussionen;
• Gemeinsame Kanäle für die Arbeit mit Kunden;
• Audio- und Videoanrufe;
• Add-ons (Microsoft OneDrive, Gmail, Zoom, Lucidchart, Udemy, und viele mehr);
• Tools zur Workflow-Automatisierung (Feedback einholen, Erinnerungen an die Gesundheitsversorgung, Genehmigung von Reisekosten usw.);
• Dateifreigabe;
• Suchleiste.

• Kostenlos (Verlauf ist auf 10000 Nachrichten begrenzt, 10 Integrationen, Sprach- und Videoanrufe unter vier Augen);
• Standard (unbegrenzter Verlauf, unbegrenzte Integrationen, Gruppen-Sprach- und Videoanrufe, Zusammenarbeit mit externen Organisationen) 6,67 $ pro Benutzer und Monat;
• Plus (alles in Standard + Identitätsmanagement und 24/7-Support) $12,50 pro Benutzer und Monat;
• Enterprise Grid (alles aus Plus + erweiterte Sicherheitsoptionen, Support für bis zu 500000 Nutzer, Unterstützung durch das Kundenerfolgsteam) gegen Gebühr.

Skype ist ein Telekommunikationstool, mit dem Sie Sofortnachrichten versenden, telefonieren und Videokonferenzen abhalten können. Obwohl Skype nicht mehr das absolute Monopol in der Nische der Videogespräche hat, hält es mit den neuesten Technologietrends Schritt, um der App die nötige Geschwindigkeit und ein modernes Gefühl zu verleihen. Die PMs bei Redwerk nutzen Skype in der Regel für interne Meetings, um entweder projektbezogene Themen zu besprechen oder sich zu Teambuilding-Aktivitäten zu treffen. Hier sind die Kernfunktionen von Skype:

• Bis zu 50 Teilnehmer;
• Audio-, Video- und Telefonanrufe;
• Live-Chat mit bunten Reaktionen (Emoticons, GIFs, Mojis, Sticker);
• Bildschirmfreigabe;
• Gesprächsaufzeichnung und Live-Untertitel;
• Multiplattform (Telefon, Tablet, Desktop, Web, Alexa, Xbox).

Kostenlos (außer für Telefonanrufe)

Microsoft Teams ist eine Videokommunikationsplattform, die auch als Skype for Business bekannt ist. Seit Microsoft Skype übernommen hat, baut es darauf auf, um ein wettbewerbsfähiges Videokonferenz-Tool für Unternehmen und Großunternehmen zu entwickeln. Einige unserer Kunden nutzen Microsoft Teams als ihr bevorzugtes Kommunikationstool; daher hatten wir die Gelegenheit, es zu testen, und wir müssen zugeben, dass es den Redwerkern sehr gut gefällt. Microsoft Teams bietet die folgenden Vorteile:

• Bis zu 250 Teilnehmer;
• Live-Events mit bis zu 10000 Teilnehmern;
• Audio-, Video- und Telefonanrufe;
• Sofortige Nachrichtenübermittlung;
• Tools für die Zusammenarbeit (Notizen, Unterstützung bei der Terminplanung);
• Bildschirmfreigabe und Aufzeichnung;
• Multiplattform (Telefon, Tablet, Desktop, Polycom, Yealink, usw.);
• Zahlreiche Integrationen und automatisierte Arbeitsabläufe;
• Benutzerdefinierte Hintergründe.

• Kostenlos (10 GB Speicherplatz für Teamdateien, 2 GB Speicherplatz für persönliche Dateien);
• Business Basic (bis zu 250 Benutzer, 1 TB Dateispeicher pro Benutzer;
• Business Standard;
• Büro.

Zoom ist ein Tool für Videokonferenzen für den privaten und beruflichen Gebrauch. Wir bei Redwerk nutzen Zoom, wenn wir alle Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen und Büros zusammenbringen müssen, um unser Jubiläum, die Hochzeit oder den Geburtstag eines Mitarbeiters oder ein anderes besonderes Ereignis zu feiern. Unsere PMs nutzen Zoom für die Kommunikation mit Kunden: Ob Video- oder Audioanruf, Zoom bietet genügend Optionen für eine nahtlose Kommunikation. Zoom hat ähnliche Funktionen wie Skype, bietet jedoch mehr Funktionen für die interaktive Zusammenarbeit. Hier sind die wichtigsten Stärken des Tools:

• 100+ Teilnehmer;
• Audio-, Video- und Telefonanrufe;
• Live-Nachrichten;
• Bildschirmfreigabe;
• Gesprächsaufzeichnung mit durchsuchbaren Transkripten;
• Integrierte Tools für die Zusammenarbeit (Umfragen, Fragen und Antworten, virtuelles Handauflegen);
• Multiplattform (Desktop, Handy, Web);
• Virtuelle Hintergründe;
• Integrationen (Google Kalender, Google Drive, Salesforce, Marketo).

• Free (bis zu 100 Teilnehmer, 40 Minuten für Gruppenmeetings, unbegrenzte Anzahl von Sitzungen);
• Pro (bis zu 100 Teilnehmer, 24 Stunden Meetingdauer, erweiterte Funktionalität) $14,99 pro Gastgeber pro Monat;
• Business (bis zu 300 Teilnehmer, 24-Stunden-Meetingdauer, erweiterte Funktionen) $19,99 pro Gastgeber pro Monat;
• Enterprise (bis zu 500 Teilnehmer, 24-Stunden-Meetingdauer, voller Funktionsumfang), individuelle Gebühr.

Google Meet ist ein Videokonferenz-Tool, das oft als Upgrade von Google Hangouts angesehen wird, da es speziell für große Unternehmen entwickelt wurde und viele weitere Funktionen zur Optimierung von Kommunikationsprozessen zwischen verschiedenen Teams bietet. Wir bei Redwerk stellen uns auf die Präferenzen unserer Kunden in Bezug auf Kommunikationswerkzeuge ein. Wir müssen wissen, dass sich unsere Kunden wohlfühlen, deshalb nutzen wir auf ihren Wunsch hin Google Meet. Da wir im Grunde unseres Herzens Techniker sind, sind wir sehr daran interessiert, neue Technologien zu erforschen und die beliebtesten Funktionen in einer realen Umgebung zu testen. Google Meet verfügt über eine Reihe großartiger Funktionen, von denen sich allerdings einige noch in der Entwicklung befinden:

• 100+ Teilnehmer;
• Audio-, Video- und Telefonanrufe;
• Live-Nachrichten;
• Bildschirmfreigabe;
• Aufzeichnung von Anrufen;
• Multiplattform (Desktop, Mobile, Systeme von Drittanbietern – Cisco, Polycom, Sony);
• KI-unterstützte Stornierung (in Kürze);
• Live-Streaming in der Domäne (in Kürze);
• 2-Schritt-Verifizierung.

• Kostenlos (bis zu 100 Teilnehmer, einstündige Besprechungsdauer, unbegrenzte Anzahl von Besprechungen);
• G Suite Essentials (bis zu 150 Teilnehmer, 300 Stunden, unbegrenzte Anzahl von Meetings, Einwahl-Telefonnummern, erweiterte Sicherheitsfunktionen) $10 pro Nutzer und Monat ab 1. Oktober 2020;
• G Suite Enterprise Essentials (bis zu 250 Teilnehmer, 300 Stunden, unbegrenzte Anzahl von Meetings, erweiterte Funktionen, komplettes Sicherheitspaket) $20 pro Nutzer und Monat ab 1. Oktober 2020.

WhatsApp ist eine Instant-Messaging-App, die auf iOS, Android, Mac und Windows-PC funktioniert. Sie ist in den USA und Westeuropa beliebter als in der Ukraine, aber unsere PMs haben keine Probleme, sie zu benutzen. WhatsApp ist sehr praktisch für die zeitnahe Kommunikation, da die meisten von uns einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit mit einem Telefon in der Hand verbringen. Der positive Aspekt dieser schlechten Angewohnheit ist die Möglichkeit, eine Kundenanfrage sofort zu beantworten, was unsere Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern stärkt. WhatsApp hat diese großartigen Funktionen:

• Bis zu 256 Personen in einem Gruppenchat;
• Nachrichtenübermittlung in Echtzeit;
• Audio- und Videoanrufe;
• Einfache Dateifreigabe;
• WhatsApp Business API.

WorldtimeBuddy ist eine Website, die die genaue Zeit am gewählten Ort anzeigt. Darüber hinaus ist das Tool hilfreich bei der Planung von Online-Meetings und Geschäftsreisen. Unsere PMs nutzen das Tool, um die richtige Zeit für Meetings mit unseren internationalen Kunden zu wählen. Es ist sehr praktisch, da man einen freien Zeitrahmen auswählen und sehen kann, ob die Zeit beim Kunden für ein Gespräch geeignet ist oder nicht. Ein weiterer Vorteil von WorldtimeBuddy ist die Möglichkeit, ein Meeting im Google Kalender zu erstellen, ohne die Website zu verlassen. Hier sind die wichtigsten Funktionen des Tools:

• 20000+ Zeitzonen und Orte;
• Anordnen von Orten (Neuordnung in der Liste, Entfernen, Markieren als Zuhause, Umbenennen, Gruppieren);
• Terminplanung (Integrationen mit Gerätekalendern zur Erstellung von Ereignissen);
• Visuelle Hilfen (Option zur Hervorhebung von Wochenenden, natives Format, Zeitzoneninfo, Sommerzeitwarnungen, natives Format für jeden Ort);
• Multiplattform (Desktop, Handy).

• Kostenlos (4 Standorte, 1 Gruppe, eingeschränkter Kalender, eingeschränkte Funktionalität der mobilen App, enthält Werbung);
• Silber (20 Standorte, 2 Gruppen, unbegrenzter Kalender, volle Funktionalität der mobilen App, werbefrei) 2,99 $ pro Nutzer und Monat;
• Gold (unbegrenzte Standorte, unbegrenzte Gruppen, unbegrenzter Kalender, vollständige mobile App-Funktionalität, werbefrei) $5,99 pro Nutzer und Monat.

Alternativen für die Kommunikation: BigBlueButton, Mattermost, Discord, GoToMeeting, Whereby

Resümee

Die Covid-19-Pandemie hat Unternehmen dazu veranlasst, ihren Managementstil zu überdenken und nach Möglichkeiten zu suchen, Geschäftsprozesse für die Telearbeit zu rationalisieren. Das Festlegen von unbegrenzten Tagen für die Arbeit von zu Hause aus und die Aufrechterhaltung von halbleeren Büros sind mittlerweile „das neue Normal“. In Anbetracht des zusätzlichen Stresses, dem Mitarbeiter aufgrund der verschwimmenden Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ausgesetzt sind, ist es nur logisch, sie mit allen notwendigen Tools auszustatten, die helfen, Routineaufgaben zu automatisieren und Ideen effizient zu vermitteln.

Obwohl unser Leitfaden für Projektmanagement-Tools keineswegs vollständig ist, hoffen wir, dass Sie ein passendes Tool für Ihre aktuellen Bedürfnisse gefunden haben. Bleiben Sie stark und meistern Sie Ihre Projekte gemeinsam mit Redwerk!