Der Einstellungsprozess ist der Schlüssel zur Bildung eines produktiven Arbeitsteams. Bei Redwerk haben wir verschiedene Modelle zur Gewinnung der besten Talente ausprobiert und gelernt, was es bedeutet, intelligente Mitarbeiter einzustellen. In diesem Artikel möchten wir unsere Einstellungspraktiken vorstellen und erläutern, warum sie für uns als Softwareentwicklungsunternehmen gut funktionieren.
Nach wem soll man suchen?
Der Einstellungsprozess beginnt immer mit der Festlegung von Zielen: Sie sollten sich darüber im Klaren sein, wen Sie suchen, und die gewünschten Fähigkeiten, Qualifikationen und das Erfahrungsniveau beschreiben. Es ist wichtig, sich Zeit für die Ausarbeitung der Stellenbeschreibung zu nehmen und sie so präzise wie möglich zu gestalten, um Bewerbungen von Kandidaten zu vermeiden, die nicht passen.
Ein ebenso wichtiger Schritt ist die kontinuierliche Kommunikation mit den Verkaufs-, Liefer- und Marketingteams, um den Bedarf an bestimmten Fachkräften rechtzeitig zu erkennen. Wenn diese Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, haben Personalvermittler und Personalleiter keine Probleme, einige der grundlegendsten Fragen bei der Talentakquise zu beantworten, wie z. B.:
- Welches Senioritätsniveau ist für die jeweilige Rolle erforderlich?
- Sollte das Unternehmen in die Ausbildung von Nachwuchskräften investieren?
- Brauchen Sie eine Bewerberreserve und halten Sie Ihre Stellen immer offen, oder stellen Sie lieber Spezialisten auf Abruf ein?
Wie Redwerk das macht
Unser Ziel ist es, unseren Kunden auf höchstem Niveau zu dienen. Deshalb stellen wir nur mittlere und erfahrene Entwickler, QAs, UI/UX-Designer, PMs, BAs und DevOps-Ingenieure ein. Wir werden die Zeit unserer Kunden nicht damit verschwenden, einen Junior-ICT-Fachmann auszubilden, der sich mit den zugewiesenen Aufgaben herumschlägt, denn wir wissen, welche Kosten hinter jedem Fehler oder jeder Verzögerung stehen.
Was die internen Prozesse betrifft, so haben wir nichts dagegen, einen Junior-Marketingspezialisten, einen Designer oder einen WordPress-Entwickler einzustellen, der die älteren Mitglieder unseres Teams bei einigen Aufgaben im Zusammenhang mit der Website und der Markenförderung unterstützt. Wir freuen uns auch über Experten mit einschlägiger Erfahrung aus anderen Branchen, denn Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund helfen uns, fundiertere und umfassendere Lösungen zu entwickeln. Frisches Blut ist immer eine gute Idee, um die bestehenden Prozesse aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten, neue Praktiken zu testen und die Dinge auf eine alternative und manchmal sehr viel produktivere Weise anzugehen.
Der Einstellungsprozess wird häufig von den Projektmanagern eingeleitet. Wenn das Lieferteam das Vertrauen unserer Kunden gewinnt, werden wir in immer mehr Projekte eingebunden, und unsere PMs verstehen, dass wir in ein oder zwei Monaten ein zusätzliches Paar Hände brauchen, um den Zeitplan einzuhalten. Unsere Recruiter besprechen mit den PMs nicht nur die Stellenanforderungen und die erforderlichen Fähigkeiten, sondern sammeln auch alle Informationen, um bei der Auswahl eines Kandidaten die Besonderheiten des Kundenprojekts und die bestehende Teamkultur zu berücksichtigen. Außerdem ist es notwendig, die richtigen Leute aus dem Lieferteam zu engagieren, die dem Personalvermittler helfen, das Gespräch zu führen und zu entscheiden, ob der Kandidat gut passt.
Sollten Sie jagen?
Headhunting war schon immer ein heißes Thema unter Personalvermittlern, HR-Spezialisten, Führungskräften und allen, die hochqualifizierte Fachkräfte mit einzigartigen Fähigkeiten anlocken wollen. Es ist definitiv nicht für jeden geeignet: Jedes Unternehmen entscheidet selbst, ob sich das Spiel lohnt. Neueinsteiger auf dem Markt oder kleinere Unternehmen ohne eine etablierte HR-Marke haben vielleicht nur einen begrenzten Zustrom von Bewerbungen und wenden daher das Headhunting an, zumindest in seiner Light-Version, um alle ihre offenen Stellen zu besetzen. Für große Unternehmen kann diese Praxis ebenfalls nützlich sein, vor allem, wenn sie eine Führungskraft mit Superkräften suchen oder in kurzer Zeit eine große Zahl von Experten einstellen müssen.
Warum die Jagd nichts für uns ist
Wir bei Redwerk sind zu dem Schluss gekommen, dass die Jagd nicht effektiv und vor allem nicht ethisch ist. Es ist ablenkend und vielleicht sogar ärgerlich für Menschen, die bereits einen Job haben, und es ist nicht fair gegenüber anderen Arbeitgebern. Wir haben sowohl das Hunting als auch das Inbound-Recruiting ausprobiert, und letzteres ist der Ansatz, den wir bevorzugen. Jetzt arbeiten wir nur noch mit eingehenden Bewerbungen, was uns ermöglicht, weniger Zeit für die Personalbeschaffung aufzuwenden und gleichzeitig Menschen einzustellen, die bereits motiviert sind, Teil unseres Teams zu werden. Wir entscheiden uns dafür, unsere HR-Marke weiterzuentwickeln und zu verbessern und die Bewerber anzuziehen, indem wir ein rücksichtsvoller Arbeitgeber und kein professioneller Headhunter sind.
Die eingehenden Bewerbungen machen etwa 70 % unseres gesamten Talentpools aus. Manchmal suchen wir Leute mit seltenen Spezialisierungen – um solche Fachleute zu finden, nutzen unsere Personalvermittler LinkedIn, Djinni, Telegram-Gruppen und ähnliche Kanäle. Sie schicken einfach eine Nachricht über die offene Stelle, ohne zu suchen. Wir spammen nie mit mehreren Nachrichten, wenn die Person kein Interesse zeigt.
Wir haben auch beschlossen, eine Kandidatenreserve aus denjenigen zu bilden, die sich beworben haben und für die Stelle qualifiziert sind, aber aus irgendeinem Grund zu diesem Zeitpunkt die Arbeit nicht aufnehmen konnten. Dieses System funktioniert gut für uns: Wenn wir einen IKT-Experten einstellen müssen, informieren wir alle in der Reserve über die freie Stelle, und es gibt immer jemanden, der für eine neue Gelegenheit offen ist.
Auch die Empfehlungen unserer Mitarbeiter sind sehr hilfreich; wir stellen viele Spezialisten ein, die von unseren Kollegen empfohlen werden. Dieser Einstellungsansatz ist für beide Seiten attraktiv: Ein Bewerber hat die Möglichkeit, von einem Freund oder Bekannten mehr über das Unternehmen und seine Kultur zu erfahren, während der Arbeitgeber leicht eine qualifizierte Fachkraft finden kann, deren Werte, Interessen und Arbeitsmoral zu denen der anderen Teammitglieder passen.
HR-Marke: Was es braucht, um ein guter Arbeitgeber zu sein
Bei der Personalmarke geht es nicht nur um die positive Einstellung der Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen. Der Aufbau einer attraktiven HR-Marke umfasst viele Aspekte, wie z. B. finanzielle und immaterielle Leistungen, die eine Atmosphäre der Fürsorge, des Vertrauens und der leistungsorientierten Kultur schaffen. Während das Gehaltsniveau in vielen Unternehmen gleich sein mag, schätzen die Mitarbeiter den emotionalen Aspekt der Arbeit viel mehr. Im Folgenden finden Sie einige der beliebtesten Vergünstigungen, die ukrainische Unternehmen ihren Mitarbeitern bieten, um ihre HR-Marke wettbewerbsfähig zu machen:
- Ein komfortables, geräumiges Büro an einem guten Standort
- Förderung der richtigen Werte (Transparenz in allen Prozessen, leistungsorientierte Kultur, kontinuierliche Weiterentwicklung, Wissensaustausch)
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Leistungsbezogene Belohnungssysteme, Treueprämien und Markengeschenke
- Erstattung von Studiengebühren: Englischkurse, Meetings, Konferenzen, Fachliteratur
- Wellness-Pakete: Krankenversicherung, Mitgliedschaft im Fitnessstudio, großzügige Urlaubszeiten, bezahlte Krankheitszeiten
- Verpflegung: kostenloses Mittagessen (einschließlich gesunder Mahlzeiten), frisches Obst, unbegrenzte Kaffeepausenbonbons
- Teambuilding-Aktivitäten und unvergessliche Firmenfeiern
- Komfortables und effektives Onboarding: Erfüllung und Übertreffen der Erwartungen des neuen Mitarbeiters
- Effizientes Management, Prozessautomatisierung und Tools für die Arbeitsproduktivität
- Unterstützung von Wohltätigkeitsveranstaltungen und Spendenaktionen auf Initiative der Mitarbeiter
- Optimierte abteilungsübergreifende Kommunikation
- Technologien: Arbeit mit modernen Technologien und Bereitstellung der neuesten Hardware
- Räume zum Aufladen: Spiel-, Nickerchen-, Massage-, Meditations- und Yogaräume
Natürlich ist dies keine vollständige Liste der Leistungen, die Unternehmen ihren Mitarbeitern anbieten können. Bei der Ausarbeitung eines Programms für Vergünstigungen und Zusatzleistungen sollte jeder Arbeitgeber die unmittelbaren Bedürfnisse seiner Mitarbeiter und die Branche, in der er tätig ist, berücksichtigen, anstatt blindlings trendigen Praktiken zu folgen.
Apropos Nachahmung populärer Trends: Manche Unternehmen halten die Personalpolitik großer ausländischer Unternehmen für einen Goldstandard, wenn es darum geht, ein ansprechendes Markenimage zu schaffen. Was jedoch bei einem Branchenführer in den USA funktioniert, kann für ein Start-up oder ein Scale-up in der Ukraine völlig irrelevant sein. Netflix beispielsweise wirbt für seine HR-Marke, indem es seinen Mitarbeitern in der Zentrale völlige Freiheit bei Arbeitszeiten und Urlaubstagen einräumt; für eine Softwareentwicklungsagentur wie Redwerk, die mit ihren Kunden nach dem Time & Materials-Modell arbeitet, kommt dieser Ansatz jedoch dem geschäftlichen Untergang gleich. Wir bei Redwerk müssen genau überwachen, wie viel Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe aufgewendet wird, um neue Kunden mit genauen Projektschätzungen zu versorgen und unsere Mitarbeiter fair zu entschädigen, falls sie vor einer geschäftskritischen Veröffentlichung zusätzliche oder ungerade Stunden arbeiten.
Auf die Redwerk-Art machen
Bei Redwerk haben wir eine horizontale Organisationsstruktur: Wir haben keine Teamleiter oder mittlere Manager, die herumkommandieren. Wir bemühen uns um eine transparente und schnelle Kommunikation; Bürokratie und Hierarchie sollen den Austausch von Ideen und kreative Initiativen nicht behindern. Alle unsere Regeln und Prozesse sind gut dokumentiert, und jeder Mitarbeiter kann sie leicht einsehen. Darüber hinaus wird jedes Teammitglied ermutigt, Vorschläge zur Verbesserung unserer Arbeitsabläufe und HR-Verfahren zu machen. Im Laufe der Jahre haben wir unsere Werte definiert: Bildung, Unvoreingenommenheit, Besorgnis und Umweltfreundlichkeit stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind stolz darauf, dass 40 % unseres Teams aus Frauen bestehen, und unser jüngster Mitarbeiter ist erst 19 Jahre alt.
Wir haben auch ein ganzes System von Zusatzleistungen entwickelt, die ein wesentlicher Bestandteil unserer Personalmarke sind. Was bieten wir?
- Work-Life-Balance: Wir raten von Überstunden ab und fördern ausreichende Ruhezeiten an den Wochenenden.
- Gesunde Mahlzeiten: kostenloses Frühstück und Mittagessen im Büro
- Kostenloser Englischunterricht und Mitgliedschaft im Fitnessstudio für Mitarbeiter, die ihre Probezeit bestanden haben
- Kostenlose Fachliteratur und 50%ige Erstattung der Studiengebühren
- Pünktliche und korrekte Zahlungen
- Erstklassige Lage unserer Büros
- Fernarbeit ohne Grenzen
- Monatliche Dev Meetups mit internen und eingeladenen Referenten
- Sorgfältig koordinierter Einstellungsprozess, um die Reise der Bewerber reibungslos und komfortabel zu gestalten
- Regelmäßige Einholung von Feedback und zeitnahe Reaktion
Das Markenimage eines stetig wachsenden Unternehmens mit einer auf den Menschen ausgerichteten Unternehmenskultur hilft uns, Bewerber mit einer starken Arbeitsmoral und den gleichen Werten anzuziehen. Menschen, die sich bereits zu einer Marke hingezogen fühlen, brauchen nicht viel externe Motivation, um ihre Aufgaben gewissenhaft zu erfüllen und sich zu engagieren.
Um die Sichtbarkeit unserer Marke zu erhöhen, veranstalten wir regelmäßig Dev Meetups, nehmen an erstklassigen Tech-Events teil, unterstützen Wohltätigkeitsinitiativen, posten die Karrieregeschichten unserer Mitarbeiter, teilen unsere neuesten Errungenschaften und Auszeichnungen und werben über unsere Social-Media-Kanäle für neue Stellen. All diese Bemühungen helfen uns, uns von unseren Mitbewerbern zu unterscheiden und unsere Marke organisch wachsen zu lassen.
Algorithmus hinter unserem Rekrutierungsprozess
Bei der Einstellung von und der Arbeit mit Menschen folgen wir mehreren Grundsätzen. Der wichtigste Grundsatz ist, Menschen so zu behandeln, wie wir selbst behandelt werden möchten. Wir bemühen uns stets um einen freundlichen und höflichen Umgang mit den Bewerbern und geben ihnen gleich nach dem Gespräch ein Feedback – wir wollen die Bewerber nicht frustrieren und ihre Zeit nicht verschwenden.
Wie bereits erwähnt, arbeiten wir hauptsächlich mit den eingehenden Bewerbungen, und alle Lebensläufe gelangen automatisch in unsere Datenbank. Unsere Personalvermittler verwenden eine spezielle Software zur Verwaltung und Verfolgung von Bewerbungen, um alle Lebensläufe und Interaktionen mit den Bewerbern übersichtlich zu halten. Heutzutage gibt es viele Bewerberverfolgungssysteme (ATS) und Personalinformationssysteme (HRIS), die Personalvermittlern helfen, jeden Aspekt des Einstellungsprozesses zu optimieren. Während einige von ihnen halten, was sie versprechen, können andere weniger effektiv sein; daher erfordert die Wahl einer solchen Software ausreichende Recherchen, ein Maximum an Feedback von Personalverantwortlichen und Personalleitern sowie einige Versuche und Irrtümer. Was den Auswahlprozess betrifft, so läuft er unweigerlich auf diese beiden Szenarien hinaus:
- Der Kandidat entspricht nicht den Anforderungen: Wir senden ein Ablehnungsschreiben. Unsere Personalverantwortlichen verfügen über eine Datenbank mit allen Antworten für solche Bewerber, so dass sie die Vorlage einfach anpassen können. Bewerbern zu antworten ist wichtig – es zeigt, dass wir uns um sie kümmern und ihre Zeit zu schätzen wissen. Mit vorgefertigten Vorlagen haben unsere Personalverantwortlichen mehr Zeit, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren, und können gleichzeitig den Bewerbern mitteilen, dass wir ihre Lebensläufe geprüft haben. Angenommen, wir sind an einem Kandidaten interessiert, können seine Bewerbung aber nicht annehmen, weil die Stelle bereits besetzt ist oder es einen stärkeren Kandidaten gibt. In diesem Fall bieten wir dem Bewerber an, seinen Lebenslauf in unsere Bewerberreserve aufzunehmen und uns mit ihm in Verbindung zu setzen, sobald eine entsprechende Stelle zu besetzen ist.
- Der Bewerber entspricht den Anforderungen: Unsere Personalverantwortlichen senden eine E-Mail, in der sie mitteilen, dass sie sich innerhalb von drei Tagen mit dem Bewerber in Verbindung setzen werden. Bei dieser Nachricht kann es sich auch um eine Vorlage handeln, die in Zeiten hoher Arbeitsbelastung sehr nützlich ist. Nach dem Versand der E-Mail kontaktieren wir den Bewerber über einen der folgenden Kanäle: E-Mail, Telefon oder Messenger.
Vorstellungsgespräch: Wir wollen sehen, wer wer ist
Die zweite Phase des Einstellungsverfahrens ist ein Vorstellungsgespräch. Dieser Schritt ist wichtig, um die für die Stelle erforderlichen Schlüsselkompetenzen des Bewerbers zu prüfen. Unser Personalvermittler bespricht mit dem Bewerber dessen frühere Erfahrungen in einer ähnlichen Position, klärt ihn über die täglichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf, die die Stelle erfordert, und erkundigt sich nach seinen Gehaltsvorstellungen oder anderen Präferenzen. Im Zweifelsfall können wir auch einen kurzen Englischtest durchführen, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter in der Lage sind, die Spezifikationen klar zu verstehen, problemlos mit den Fachleuten aus den Lieferteams unserer Kunden zu kommunizieren oder im Bedarfsfall direkt mit dem Kunden zu sprechen. Durch das Pre-Screening können wir den PMs und technischen Spezialisten Zeit sparen, da der Personalverantwortliche nach einem solchen Gespräch bereits weiß, ob der Kandidat und das Unternehmen auf einer Wellenlänge liegen.
Technisches Vorstellungsgespräch: Passt es?
Nach dem Vorstellungsgespräch folgt das technische Gespräch. Dieser Teil des Einstellungsverfahrens ist wahrscheinlich der wichtigste, da er zeigt, ob der Bewerber einen Beitrag zum Team leisten kann. Nach dem Gespräch mit einem technischen Spezialisten bitten wir den Bewerber möglicherweise, eine Testaufgabe und einen Englischtest zu absolvieren. In dieser Phase ist auch ein Gespräch mit dem PM erforderlich, um die Besonderheiten des Projekts zu besprechen. Dies ist der perfekte Moment für den Bewerber, um alle Fragen zu stellen. Danach gibt der Personalverantwortliche zusätzliche Informationen über unsere Marke, geht näher auf unsere Unternehmenspolitik und Unternehmenskultur ein und erzählt mehr über unseren CEO und die Mitarbeiter im Team. Für diesen Teil des Gesprächs bereiten wir in der Regel eine Gliederung vor, um keine wichtigen Punkte auszulassen. Diese Gliederung wird stets von unseren Fachleuten überprüft, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
Zeit für ein Angebot!
Endlich sind alle Vorstellungsgespräche vorbei, der Kandidat ist der Richtige, und es ist Zeit für ein Angebot! Wenn wir ein Stellenangebot unterbreiten, rufen wir immer an: Das ist eine gute Gelegenheit, dem Kandidaten zu gratulieren, seine Reaktion in Echtzeit zu sehen und seine Fragen sofort zu beantworten. Wir fragen den Kandidaten auch, wann er uns eine offizielle Antwort geben kann, aber wir drängen niemanden.
Sobald das Angebot angenommen wurde, füllt der Kandidat das Formular mit Fragen zu zusätzlich benötigter Ausrüstung, Arbeitsproduktivitäts-Tools oder anderen Wünschen und Vorlieben bezüglich des Arbeitsplatzes aus. Wir bitten die Neuankömmlinge auch, uns ihre Hobbys und ungewöhnliche Fakten über sie mitzuteilen, damit wir diese Informationen nutzen können, wenn wir sie dem Rest des Teams vorstellen. Auf diese einfache Weise helfen wir unseren Teammitgliedern, sich besser kennenzulernen und vielleicht dauerhafte Freundschaften zu schließen, die auf gemeinsamen Interessen beruhen. Danach kommt das Onboarding, aber das ist eine ganz andere Geschichte, die einen eigenen Artikel verdient.
Abschließende Überlegungen
Wir können mit Stolz sagen, dass sich die Investition in die Entwicklung unserer Personalmarke definitiv gelohnt hat. Im Laufe des letzten Jahres ist unser Team um 20 % gewachsen. Insgesamt haben wir 2 500 eingehende Lebensläufe geprüft und gleichzeitig jeden Monat 3-5 Stellen offen gehalten. Da wir unsere Einstellungsprozesse gestrafft und kontinuierlich verbessert haben, wachsen wir organisch und ziehen nur die Bewerber an, die bereits an einer Zusammenarbeit mit uns interessiert sind. Wir schätzen jedes einzelne Mitglied unseres Teams, das unermüdlich daran arbeitet, unseren guten Ruf sowohl als Anbieter als auch als Arbeitgeber aufrechtzuerhalten, sehr. Danke, Leute, und macht weiter so!
