Budgetplanung für Softwareprojekte: Was zu beachten ist

Haben Sie Angst, dass Ihr Projekt an der Überschreitung des Budgets scheitern könnte? Diese Befürchtung ist durchaus berechtigt, denn Statista hat herausgefunden, dass 47 % der Enterprise Resource Planning-Projekte ihre Budgets überschreiten. Eine inkompatible Budgetierung entsteht, weil die Abteilungsleiter, die sie erstellen, dies isoliert tun. Ihnen fehlt oft der entscheidende Input des Entwicklungsteams, der wichtigsten Stakeholder und der realen Daten aus vergangenen Projekten.

Wenn ein Softwareentwicklungsbudget unzureichend geplant ist, kann es bei Projekten zu kritischen Ressourcenknappheiten oder unvermeidlichen Verzögerungen kommen. Im schlimmsten Fall scheitert das Projekt sogar ganz. Die mehr als 20-jährige Erfahrung von Redwerk in der Durchführung von Softwareprojekten bildet die Grundlage für diesen Leitfaden, der unsere bewährten Schlüsselfaktoren und umsetzbaren Schritte für eine präzise Softwarebudgetplanung aufzeigt.

Wichtige Überlegungen für eine realistische Budgetierung von Softwareprojekten

Wenn Sie sich auf die folgenden Schlüsselbereiche konzentrieren, können Sie Strategien zur Bewertung Ihres Finanzplans umsetzen und sicherstellen, dass er die Komplexität Ihres Softwareentwicklungsprojekts widerspiegelt. Wir haben die wichtigsten Aspekte zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen, die Genauigkeit Ihres Budgets zu bestätigen oder ein angemessenes Budget von Grund auf zu erstellen.

Vorteile einer effektiven Budgetierung

Definition von Umfang und Anforderungen

Die Grundlage für ein erfolgreiches Softwarebudget ist ein kristallklares Verständnis der Projektziele und der genauen Anforderungen, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind. Ohne diese Grundlage kann selbst die sorgfältigste Finanzplanung schnell ins Leere laufen.

Formulierung von Projektzielen und -vorgaben. Beginnen Sie damit, zu formulieren, was die Software erreichen soll. Welche Probleme wird sie lösen? Welchen Wert wird sie liefern? Nehmen wir zum Beispiel an, das Projekt soll ein neues Bestandsverwaltungssystem entwickeln. In diesem Fall könnte das Hauptziel darin bestehen, eine Bestandsverfolgung in Echtzeit über alle Standorte hinweg zu ermöglichen und die Transparenz der Lieferkette zu verbessern.

Dokumentation erstellen. Eine ausführliche Dokumentation dient als Blaupause für das gesamte Projekt. Sie umreißt die Funktionen der Software, die technischen Spezifikationen und die erwarteten Benutzerinteraktionen. Betrachten Sie diesen Schritt als Erstellung eines detaillierten Spezifikationsdokuments, das keinen Raum für Unklarheiten lässt.

Unterscheiden Sie zwischen notwendigen und wünschenswerten Funktionen. Für ein effektives Kostenmanagement ist es von entscheidender Bedeutung, zwischen Kernfunktionen, die für die Markteinführung unerlässlich sind (oft Teil des Minimum Viable Product – MVP), und wünschenswerten Funktionen, die in späteren Iterationen implementiert werden können, zu unterscheiden. Die Priorisierung von „Must-haves“ hilft bei der Kontrolle der anfänglichen Softwareprojektkosten.

Umfassende Anforderungen sammeln. Eine wirksame Planung der Softwareentwicklung hängt von der gründlichen Erfassung aller Anforderungen ab. Dies bedeutet, dass alle relevanten Interessengruppen – von den Endbenutzern bis hin zu den Geschäftsinhabern – in Interviews, Workshops und Umfragen befragt werden, um ein vollständiges Bild ihrer Bedürfnisse und Erwartungen zu erhalten. Die Durchführung von Benutzerinterviews kann zum Beispiel wichtige Erkenntnisse darüber liefern, welche Funktionen den größten Nutzen bringen würden.

Anforderungen dokumentieren/aktualisieren. Die gesammelten Anforderungen sollten sorgfältig dokumentiert und als lebendiges Dokument behandelt werden. Im Laufe des Projekts müssen die Anforderungen unter Umständen überprüft und aktualisiert werden, um neuen Erkenntnissen oder veränderten Geschäftsanforderungen Rechnung zu tragen.

Klare Sprache verwenden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Ziele des Projekts, die Zielsetzungen und das Wertversprechen klar und deutlich kommuniziert werden. Sie müssen bei allen potenziellen Stakeholdern Anklang finden, auch bei denjenigen, die vielleicht nicht technisch versiert sind. Dies trägt dazu bei, die Akzeptanz zu sichern und sicherzustellen, dass jeder das „Warum“ hinter dem Entwicklungsbudget versteht. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Wir werden eine RESTful-API implementieren“, sollten Sie erklären: „Das neue System wird sich nahtlos in unsere bestehende Marketingplattform integrieren, so dass die Arbeit in Silos entfällt und die Vermarkter 30 % ihrer Zeit einsparen.“

Strukturierung des Projekts

Eine wirksame Planung von Softwareprojekten erfordert einen klaren Fahrplan. Der erste Schritt ist die Unterteilung des Projekts in logische, überschaubare Segmente. Diese Aufteilung vereinfacht den Entwicklungsprozess und ermöglicht eine genauere Kostenabschätzung auf granularer Ebene.

Unterteilung in Phasen. Die Unterteilung des Projekts in verschiedene Phasen ist unabhängig von der gewählten Softwareentwicklungsmethode von entscheidender Bedeutung. Ein Wasserfall-Ansatz kann beispielsweise Phasen wie Anforderungserhebung, Design, Entwicklung, Tests und Bereitstellung umfassen. Im Gegensatz dazu umfasst eine agile Methodik in der Regel iterative Sprints. Der Schlüssel liegt darin, klare Grenzen und Ergebnisse für jede Phase festzulegen.

Identifizieren Sie Arbeitspakete. Jede Phase muss in kleinere, besser zu bewältigende Aufgaben oder Arbeitspakete unterteilt werden. Diese sollten spezifisch sein und klar definierte Ziele haben. In der Phase „Entwicklung“ eines CRM-Projekts könnten einzelne Aufgaben beispielsweise lauten: „Benutzerauthentifizierungsmodul entwickeln“, „Lead-Tracking-Funktionalität implementieren“ oder „Integration mit E-Mail-Dienst“.

Definieren Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Um einen realistischen Zeit- und Kostenplan für das Projekt zu erstellen, ist es wichtig, die Beziehungen zwischen den Aufgaben zu verstehen. Einige Aufgaben können von der Fertigstellung anderer Aufgaben abhängig sein. Die Ermittlung dieser Abhängigkeiten stellt sicher, dass der Projektzeitplan und die Ressourcenzuweisung logisch sind. So kann beispielsweise die Phase „Testen“ erst beginnen, wenn die Phase „Entwicklung“ eines bestimmten Moduls abgeschlossen ist.

Schätzung der Ressourcen

Eine genaue Planung des Softwarebudgets erfordert ein umfassendes Verständnis aller für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen. Das Übersehen selbst scheinbar unbedeutender Anforderungen kann zu erheblichen Budgetdiskrepanzen führen.

Personelle Ressourcen. Achten Sie darauf, alle beteiligten Mitarbeiter einzubeziehen, z. B. Front-End- und Back-End-Entwickler, UI/UX-Designer, Qualitätssicherungsingenieure, Projektmanager, Geschäftsanalysten und möglicherweise spezialisierte Rollen wie DevOps-Ingenieure oder Sicherheitsexperten. Die Zusammensetzung und Größe des Teams wirkt sich direkt auf das Budget für die Softwareentwicklung aus. Außerdem ist zu bedenken, wie sich der Einsatz eines internen Teams oder eines externen Anbieters auf das Budget auswirkt.

Ausrüstung und Software. Berücksichtigen Sie die für die Entwicklung und das Testen benötigte Hardware, die Softwarelizenzen, die Entwicklungstools (IDEs, Test-Frameworks) und die vom Team benötigten Plattformen für die Zusammenarbeit. Wenn das Projekt beispielsweise die Entwicklung einer mobilen Anwendung umfasst, werden möglicherweise spezielle mobile Geräte für die Tests benötigt.

Externe Dienste und Integration von Drittanbietern. Viele moderne Softwareprojekte sind für bestimmte Funktionen auf externe APIs, Bibliotheken oder Dienste angewiesen (z. B. Zahlungs-Gateways und Mapping-Dienste). Die mit diesen Integrationen verbundenen Kosten, einschließlich Lizenz- oder Nutzungsgebühren, müssen in das Entwicklungsbudget einkalkuliert werden.

Verfügbarkeit und Qualifikationen berücksichtigen. Bei der Planung eines Softwareentwicklungsprojekts ist es entscheidend, die Verfügbarkeit von Teammitgliedern mit den erforderlichen Fähigkeiten zu prüfen. Wenn ein Projekt beispielsweise Fachwissen in einer Nischentechnologie erfordert, kann die Beschaffung von Entwicklern mit dieser speziellen Qualifikation höhere Kosten oder längere Vorlaufzeiten verursachen, was sich auf die Gesamtkosten des Softwareprojekts auswirkt.

Schätzung der Zeit

Eine genaue Schätzung der für jede Entwicklungsaufgabe benötigten Zeit ist entscheidend für die Festlegung eines realistischen Softwareentwicklungsbudgets. Eine Unterschätzung des Zeitrahmens kann zu Budgetüberschreitungen führen, während eine Überschätzung zu einer ineffizienten Ressourcenzuweisung führen kann.

Arbeiten Sie an Zeitschätzungen mit. Arbeiten Sie eng mit Projektmanagern und Teamleitern zusammen, um den Aufwand für jede identifizierte Aufgabe und Aktivität abzuschätzen. Ihre Erfahrung und ihr Verständnis der technischen Komplexität sind in diesem Prozess von unschätzbarem Wert.

Nutzen Sie historische Daten. Ein Eckpfeiler einer genauen Zeitschätzung ist die Verwendung historischer Daten aus ähnlichen früheren Projekten. Wenn Sie analysieren, wie lange vergleichbare Funktionen oder Aufgaben in früheren Projekten gedauert haben, können Sie realistische Richtwerte für das aktuelle Projekt festlegen. Wenn z. B. die Lead-Tracking-Funktion in einem früheren Projekt 60 Stunden in Anspruch genommen hat, können diese Daten als Grundlage für die Zeitschätzung für eine ähnliche Funktion im aktuellen Projekt dienen.

Zeiterfassungssoftware in Betracht ziehen. Die Implementierung einer Zeiterfassungssoftware kann wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie Entwickler ihre Zeit verbringen, und Muster und potenzielle Engpässe aufdecken. Diese Daten können dann verwendet werden, um zukünftige Zeitschätzungen zu verfeinern und die Gesamtproduktivität des Teams zu verbessern.

Beziehen Sie das Entwicklungsteam mit ein. Die Zeit für die Fertigstellung von Aufgaben variiert je nach Erfahrung, Fähigkeiten und Arbeitsstil der einzelnen Entwickler erheblich. Daher ist die Einbeziehung des Entwicklungsteams in den Scoping- und Schätzungsprozess entscheidend für die Erstellung eines zuverlässigen Entwicklungsbudgets. Ein erfahrener Entwickler kann für die Implementierung eines komplexen Algorithmus 20 Stunden veranschlagen, während ein jüngerer Entwickler für dieselbe Aufgabe 30 Stunden veranschlagen kann.

Kalkulation der Kosten

Wenn Sie sich über die erforderlichen Ressourcen und die geschätzte Zeit für jede Aufgabe im Klaren sind, besteht der nächste wichtige Schritt bei der Planung des Softwarebudgets darin, die damit verbundenen Kosten genau zu berechnen. Ziel dieses Schrittes ist es, eine detaillierte Aufschlüsselung aller potenziellen Ausgaben zu erstellen.

Aufschlüsselung der Kosten nach Ressourcen. Führen Sie für jede identifizierte Ressource die zugehörigen Ausgaben auf.

• Gehälter und Sozialleistungen. Diese machen einen erheblichen Teil des Softwareentwicklungsbudgets aus. Geben Sie die Gehälter aller Teammitglieder und die damit verbundenen Leistungen wie Krankenversicherung, Rentenbeiträge und bezahlte Freizeit an.
• Gemeinkosten. Hierunter fallen die indirekten Kosten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind, aber nicht direkt mit einer bestimmten Aufgabe zusammenhängen. Zu den Gemeinkosten gehören z. B. die Miete für Büroräume, Versorgungsleistungen, administrative Unterstützung und Managementkosten. Durch die Zusammenarbeit mit einer Softwareentwicklungsagentur können all diese Gemeinkosten nivelliert werden.

Unterscheiden Sie zwischen direkten und indirekten Kosten. Eine Kategorisierung der Kosten kann einen besseren finanziellen Überblick verschaffen.

• Direkte Kosten sind Ausgaben, die direkt dem Projekt zuzuordnen sind, z. B. Entwicklergehälter, Softwarelizenzen speziell für das Projekt und die Kosten für das Cloud-Hosting.
• Indirekte Kosten sind gemeinsame Ausgaben, die mehreren Projekten oder der gesamten Organisation zugute kommen, wie allgemeine Verwaltungskosten oder Büromaterial. Ein Teil dieser Kosten sollte dem Entwicklungsbudget zugerechnet werden.

Technologie- und Integrationskosten einbeziehen. Vernachlässigen Sie nicht die Kosten, die mit dem Technologie-Stack verbunden sind.

• Hardware. Berücksichtigen Sie die Kosten für neue Hardware, die für Entwicklungs- oder Testumgebungen benötigt wird.
• Software-Lizenzen. Berücksichtigen Sie die Ausgaben für notwendige Softwarelizenzen, Entwicklungstools oder Spezialsoftware.
• Integrationen von Drittanbietern. Berücksichtigen Sie alle damit verbundenen Lizenzgebühren, Abonnements oder Nutzungsgebühren, wenn das Projekt die Integration mit externen Diensten oder APIs erfordert. Die Integration eines Zahlungs-Gateways kann zum Beispiel Transaktionsgebühren nach sich ziehen.

Eventualitäten und Risikomanagement

Selbst bei sorgfältigster Planung ist die Softwareentwicklung von Natur aus anfällig für unvorhergesehene Herausforderungen. Der Aufbau eines belastbaren Softwarebudgets erfordert die proaktive Berücksichtigung potenzieller Störungen und die Entwicklung von Strategien, um diese zu bewältigen.

Stellen Sie ein Budget für Unvorhergesehenes bereit. Um unerwartete Rückschläge aufzufangen, ist es ratsam, einen Teil des Gesamtbudgets als Fonds für unvorhergesehene Ausgaben bereitzustellen. Dieser Fonds ist ein Puffer, um unvorhergesehene Probleme zu bewältigen, ohne den Finanzplan zu gefährden.

Identifizieren Sie potenzielle Risiken. Führen Sie zu Beginn des Projektlebenszyklus eine gründliche Risikobewertung durch. Machen Sie ein Brainstorming über mögliche Probleme, die sich negativ auf den Zeitplan oder das Budget auswirken könnten. Beispiele hierfür sind:

• Technische Herausforderungen. Entdeckung unvorhergesehener Komplexitäten während der Entwicklung, die mehr Zeit oder spezielles Fachwissen erfordern.
• Anforderungsänderungen. Ausweitung des Umfangs oder Änderungen der Anforderungen der Interessengruppen, die zusätzliche Entwicklungsarbeit erfordern.
• Externe Abhängigkeiten. Verzögerungen oder Probleme mit Diensten oder APIs von Drittanbietern, auf die das Projekt angewiesen ist. Wenn z. B. eine wichtige Zahlungs-Gateway-API unerwartet ausfällt oder erhebliche Integrationsänderungen erforderlich sind, kann sich dies auf den Zeitplan und die Kosten des Projekts auswirken.
• Fluktuation im Team. Unerwartete Abgänge von wichtigen Teammitgliedern führen zu Kosten für die Rekrutierung und das Onboarding sowie zu möglichen Verzögerungen.

Entwicklung von Abhilfestrategien. Entwickeln Sie für jedes identifizierte Risiko einen Plan, um die Wahrscheinlichkeit oder den Einfluss dieses Risikos zu minimieren. Besteht beispielsweise ein hohes Risiko, dass ein wichtiger Drittanbieterdienst ausfällt, könnte eine Strategie zur Risikominderung darin bestehen, einen Ersatzdienst zu suchen und bereitzuhalten. Ähnlich verhält es sich mit einer möglichen Ausweitung des Projektumfangs: Die Implementierung eines robusten Änderungsmanagementprozesses kann dabei helfen, die budgetären Auswirkungen neuer Anfragen zu kontrollieren und zu bewerten.

Kosten nach der Einführung

Der Start eines Softwareprojekts ist noch nicht das Ende der Fahnenstange bei Budgetüberlegungen. Die Vernachlässigung der laufenden Kosten für Wartung und Support der Anwendung kann zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Daher muss Ihr anfängliches Software-Budget diese entscheidenden Kosten nach der Einführung berücksichtigen.

Wartung. Die Software muss regelmäßig gewartet werden, um ihre kontinuierliche Funktionalität, Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten. Die Wartung umfasst Fehlerkorrekturen, Sicherheitsupdates zur Behebung von Schwachstellen und Updates zur Gewährleistung der Kompatibilität mit sich weiterentwickelnden Betriebssystemen oder Browsern.

Unterstützung. Zusätzliche Hilfe bei der Beantwortung von Benutzeranfragen, der Behebung von Problemen und der Erstellung von Dokumentations- oder Schulungsmaterial. Der Umfang des erforderlichen Supports hat Einfluss auf die laufenden Betriebskosten. Für eine kundenorientierte Anwendung könnte beispielsweise ein spezielles Supportteam erforderlich sein, was sich mit der Zeit auf das Entwicklungsbudget auswirkt.

Skalierbarkeit. Wenn die Benutzerbasis wächst oder sich die geschäftlichen Anforderungen ändern, muss die Software möglicherweise skaliert werden, um eine höhere Belastung und neue Funktionen zu bewältigen. Die Skalierung kann in Form eines Upgrades der Serverinfrastruktur, einer Optimierung der Datenbank oder einer Neuarchitektur bestimmter Komponenten erfolgen. Wird die Skalierbarkeit nicht eingeplant, kann dies zu Leistungsproblemen führen und kostspielige Notfall-Upgrades erforderlich machen. So kann beispielsweise eine E-Commerce-Plattform, die in der Hochsaison einen starken Anstieg des Datenverkehrs verzeichnet, eine vorübergehende Skalierung der Serverressourcen erfordern, was zusätzliche Infrastrukturkosten verursacht.

Potenzielle Infrastruktur-Upgrades. Im Laufe der Zeit muss die der Software zugrunde liegende Infrastruktur möglicherweise aufgerüstet oder ersetzt werden. Dies könnte die Aktualisierung von Servern, Datenbanken oder Netzwerkausrüstung beinhalten, um die Leistung, Sicherheit und Kompatibilität mit neueren Technologien zu gewährleisten. Diese regelmäßigen Upgrades sollten bei der langfristigen Planung von Softwareentwicklungsprojekten und den damit verbundenen finanziellen Auswirkungen berücksichtigt werden.

Dokumentation und Bewilligung

Der letzte, aber entscheidende Schritt im Software-Budgetplanungsprozess ist die formale Dokumentation des Budgets und die Einholung der erforderlichen Genehmigungen. Dies gewährleistet die Abstimmung zwischen allen Beteiligten und bietet einen Bezugspunkt für das gesamte Projekt.

Dokumentieren Sie alle relevanten Elemente. Ein umfassendes Budgetdokument sollte alle Aspekte des Finanzplans aufzeigen. Es muss eine Aufschlüsselung der geschätzten Kosten für jede Phase, Aufgabe und Ressource, den zugewiesenen Fonds für unvorhergesehene Ausgaben und alle während des Schätzungsprozesses getroffenen Annahmen enthalten. Die Dokumentation sollte zum Beispiel die geschätzten Stunden für jede Entwicklungsaufgabe und die entsprechenden Stundensätze klar angeben.

Klare Kommunikation zur Überprüfung und Genehmigung. Sobald das Budget dokumentiert ist, muss es allen Beteiligten mitgeteilt werden, die ein berechtigtes Interesse am finanziellen Erfolg des Projekts haben. Zu diesen Personen gehören in der Regel Projektsponsoren, Abteilungsleiter und das Entwicklungsteam. Die Präsentation des Budgets in einem gut organisierten und verständlichen Format, möglicherweise unter Verwendung visueller Hilfsmittel, erleichtert die Überprüfung und Genehmigung.

Betonen Sie die Nachverfolgung und Risikoüberwachung. Die Budgetdokumentation darf nicht statisch sein, sondern muss als Instrument zur laufenden Überwachung der Projektfinanzen dienen. Es muss klar dargelegt werden, wie die tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zu den veranschlagten Beträgen verfolgt werden sollen. Darüber hinaus sollten in der Dokumentation identifizierte Risiken und die entsprechenden Notfallpläne hervorgehoben werden. Die regelmäßige Überprüfung des Budgets im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben und die Überwachung der festgestellten Risiken ermöglichen proaktive Anpassungen und tragen dazu bei, das Budget für die Softwareentwicklung auf Kurs zu halten.

Kompetenz und Transparenz bei der Software-Budgetierung

Wir bei Redwerk verstehen die Feinheiten der Softwareentwicklung und wissen, dass eine genaue Budgetierung für die Erzielung außergewöhnlicher Ergebnisse von entscheidender Bedeutung ist. Seit 2005 haben wir über 250 Projekte für Unternehmen in Nordamerika, Europa, Afrika und Australien durchgeführt.

Wir haben unseren Kunden stets dabei geholfen, realistische Budgets aufzustellen, die mit ihren strategischen Zielen übereinstimmen und das Risiko kostspieliger Überschreitungen minimieren. Von der ersten Idee und Planung bis hin zur Bereitstellung und laufenden Wartung können Sie auf unsere technische Beratung und Unterstützung zählen.

Unser Fachwissen umfasst:

• UX/UI-Kompetenz: Wir haben praktische Erfahrung in der Schätzung von UX/UI Design Bemühungen. Sehen Sie, wie wir Taskly geholfen haben, ihr altes Design zu überarbeiten, bevor sie in einem neuen Markt gestartet sind.
• Software-Entwicklung von Grund auf: Wir können Projekte von Grund auf neu entwickeln. Sehen Sie, wie wir Recruit Media bei der Entwicklung einer KI-gesteuerten Rekrutierungsplattform geholfen haben, indem wir sie von der Idee bis zur Einführung unterstützt haben.
• Entwicklung von Funktionsspezifikationen: Auch wenn Sie noch nicht bereit sind, eine vollständige Entwicklung an uns zu delegieren, können wir Ihnen fachkundige Unterstützung bei der Erstellung präziser Funktionsspezifikationen bieten und so den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt legen, wie wir es für Prozorro Marketplace getan haben.

Wir bieten kostenlose Projektschätzungen. Teilen Sie uns Ihre Projektdetails mit, und wir vereinbaren einen Termin. Wir brauchen nur ein paar Tage, um Ihre Projektschätzung zu erstellen. Also, worauf warten Sie noch? Nehmen Sie den Stress aus der Budgetierung der Softwareentwicklung und kontaktieren Sie uns noch heute für eine kostenlose Beratung.